ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI DOANH NGHIỆP

ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI DOANH NGHIỆP

I. Đối tượng bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội

1. Quy định chung

Căn cứ tại Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, Điều 12 Luật bảo hiểm y tế, Điều 43 Luật việc làm năm 2014 thì đối tượng tham gia BHXH bao gồm:

– Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

– Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 1 đến 3 năm.

– Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động mùa vụ hoặc hợp đồng lao động theo 01 công việc nhất định từ 3 tháng trở lên

– Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên (bắt đầu áp dụng từ ngày 01/01/2018.

Nguyên tắc xác định đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN: Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động là sẽ phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Việc tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm, nghĩa vụ của NLĐ và NSDLĐ nên các bên không được trốn đóng hoặc thỏa thuận về việc không đóng BHXH.

Lưu ý: Khi tuyển dụng 01 người lao động vào doanh nghiệp ta có thể ký những loại hợp đồng nào với người lao động? Thời hạn của các loại hợp đồng được Luật lao động quy định như thế nào?

– Hợp đồng học việc, tập sự: Bản chất là đào tạo nghề cho người lao động khi mới bắt đầu vào làm việc. Thời hạn của hợp đồng học việc, tập sự là bao lâu thì hiện Luật lao động năm 2012 không quy định. Do đó, phụ thuộc vào ngành nghề, công việc mà người lao động đảm nhiệm sẽ quy định về thời gian học việc, tập sự phù hợp với thực tế làm việc. Tuy nhiên, cần lưu ý không được lạm dụng thời gian ký hợp đồng học việc, tập sự để trốn đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Khi ký Hợp đồng học việc – tập sự cần chú ý đến những vấn đề sau để xác định thời hạn cho đúng:

Một là: xác định trạng thái hiện tại của người lao động như: NLĐ đang là sinh viên, người mới ra trường, người đã ra trường và đi làm được 1 vài năm rồi… Nếu là sinh viên thì có thể kỳ hợp đồng học việc – tập sự dài hạn vì phù hợp với tính chất, còn nếu mới ra trường và đã ra trường được một vài năm thì thời hạn ký cần phải xem xét ngắn hơn phù hợp với công việc ứng tuyển và trạng thái của NLĐ

Ngoài ra, đơn vị cần có bản đánh giá khi người lao động học việc – tập sự tại công ty. Xây dựng bộ quy trình dạy việc, học việc cho chức danh đó tại Doanh nghiệp.

Hai là: xác định loại công việc mà người lao động sẽ được ký HĐ học việc – tập sự. Nếu công việc đơn giản hay phức tạp thì sẽ có thời gian học việc – tập sự là khác nhau…

– Hợp đồng thử việc: Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 29 Bộ luật lao động năm 2012 quy định về hợp đồng thử việc cụ thể:

+) Mức lương: ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó;

+) Thời gian ký hợp đồng thử việc: Không quá 02 tháng đối với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng trở lên; không quá 01 tháng đối với công việc yêu cầu trình độ trung cấp trở lên; không quá 06 ngày đối với các công việc khác.

Như vậy, việc ký HĐTV tối đa nhất là 02 tháng do đó, không thể kéo dài thời gian thử việc cho cùng một công việc. Điều này là vi phạm pháp luật, đồng thời đối với cùng một công việc không được thử việc 02 lần. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thử không đạt yêu cầu mà hai bên đã thoả thuận.

Trường hợp nếu muốn tránh BHXH thì DN có thể ký HĐTV với NLĐ ở 2 vị trí công việc khác nhau (chỉ nên dừng ở 02 và không nên ký tiếp vì nếu bị tranh tra sẽ dễ bị phát hiện).

– Hợp đồng lao động: được Bộ luật lao động năm 2012 quy định từ Điều 15 đến Điều 22. Do đó, khi giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định của pháp luật về lao động. Cụ thể gồm 03 loại HĐLĐ:

(1) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.

(2) Hợp đồng lao động xác định thời hạn; Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.

(3) Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Kết luận: Không phải NLĐ nào khi vào doanh nghiệp cũng trải qua 03 loại hợp đồng như đã nêu ở trên mà phụ thuộc vào nhu cầu của công ty, trình độ của người lao động để lựa chọn loại hợp đồng cho phù hợp.

2. Doanh nghiệp cần làm gì khi chuẩn bị ký HĐLĐ để tham gia BHXH với NLĐ

Bước 1: Hỏi người lao động về việc đã từng tham gia BHXH ở đâu chưa? Từng có sổ BHXH chưa? Hay đã nhận BHXH một lẩn chưa?

Việc hỏi thông tin như trên giúp nhân sự biết được về việc NLĐ đã có số sổ BHXH chưa để xác định việc có đề nghị cấp sổ cho NLĐ khi báo tăng lao động. Nếu NLĐ chưa từng tham gia BHXH thì khi đó mới được báo không có sổ BHXH để đề nghị cơ quan BHXH cấp sổ mới.

Trường hợp NLĐ đã có sổ nhưng bị mất, chưa quay lại công ty cũ lấy sổ…hoặc đã rút BHXH 1 lần và bị BHXH thu hồi sổ (tức đã từng có sổ) thì về nguyên tắc công ty không được đề nghị cấp sổ BHXH khác cho NLĐ. Việc cấp sổ khác khi NLĐ đã có sổ sẽ ảnh hưởng đến sau này khi chốt hoặc giải quyết các thủ tục chế độ liên quan.

Lưu ý: Nếu NLĐ đã có sổ BHXH rồi nhưng không biết thì khi nhân sự thực hiện nghiệp vụ tra mã số BHXH cho NLĐ, nếu sau khi tra mã BHXH và đề nghị cấp sổ BHXH thì cơ quan BHXH sẽ tra cứu trên hệ thống. Nếu đã có sổ thì BHXH sẽ không cấp sổ về và có văn bản hướng dẫn gửi đơn vị.

Bước 2: Nếu NLĐ đã có sổ thì tiếp tục hỏi thêm các thông tin về việc: Hiện nay có đang tham gia BHXH ở đâu không (đóng tự nguyện ở quê hoặc đang nhờ đóng, đang đóng BHXH ở một doanh nghiệp khác).

Trường hợp 1: nếu đang đóng BHXH tự nguyện ở địa phương thì hướng dẫn NLĐ cầm HĐLĐ về địa phương đề nghị dừng đóng và chốt sổ BHXH, sau đó thực hiện việc đóng BHXH bắt buộc ở doanh nghiệp.

Trường hợp 2: nếu đang đóng BHXH ở các đơn vị khác, khi đó NLĐ sẽ thuộc trường hợp cùng lúc tham gia BHXH ở 02 công ty (thực hiện theo quy định tại phần b mục 3). Doanh nghiệp sẽ không phải tham gia BHXH bắt buộc cho họ tại công ty nhưng cần khai báo đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp là 0,5%.

Việc tìm hiểu thông tin nêu trên để tránh trường hợp bị trùng thời gian đóng BHXH. Nếu bị trùng thì vui lòng xem hướng dẫn cách giải quyết tại phần thủ tục.

Bước 3: Cần hỏi NLĐ về thông tin đã có thẻ BHYT chưa? Nhiều NLĐ trước khi vào DN thì có mua BHYT tự nguyện để sử dụng hoặc họ được cấp thẻ BHYT miễn phí theo diện hộ nghèo, cận nghèo, thân nhân của sĩ quan quân đội… Khi đó, cần hướng dẫn NLĐ về địa phương thông báo cắt thẻ để thực hiện việc tham gia BHYT tại Doanh nghiệp. Điều này là bắt buộc và không thể không tham gia.

Đồng thời, doanh nghiệp hướng dẫn NLĐ về địa phương xin xác nhận mình thuộc những đối tượng tham gia BHYT nêu trên để khi làm thủ tục cấp thẻ BHYT tại doanh nghiệp sẽ được cấp với mã quyền lợi cao hơn.

Lưu ý: Trong trường hợp NLĐ chỉ nhớ số sổ BHXH và chưa về địa phương thông báo cắt thẻ BHYT thì doanh nghiệp vẫn thực hiện nghiệp vụ báo tăng mới lao động như bình thường theo đúng thủ tục. Nếu tăng chậm sẽ phải kê khai nhiều hồ sơ phức tạp hoặc trường hợp chậm quá 6 tháng sẽ bị thanh tra. Do đó, doanh nghiệp cứ báo tăng, còn thẻ BHYT có thể làm thủ tục đề nghị cấp sau.

3. Các tình huống thường gặp

Ví dụ 1: NLĐ vào công ty đang đóng BHXH tự nguyện rồi thì có phải đóng BHXH tại công ty không?

Trả lời: Bảo hiểm xã hội bao gồm 02 loại là Bảo hiểm xã hội bắt buộc và Bảo hiểm xã hội tự nguyện. Do đó, trong trường hợp này, khi người lao động được tuyển dụng vào Doanh nghiệp và được ký kết hợp đồng lao động thì khi đó, người lao động trở thành đối tượng bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội theo Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. Do đó, doanh nghiệp cần hướng dẫn người lao động cầm Hợp đồng lao động đã ký kết với Doanh nghiệp về cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH tự nguyện để yêu cầu dừng đóng BHXH, chốt lại thời gian đã đóng BHXH tự nguyện, sau đó thực hiện đóng BHXH ở doanh nghiệp.

Cần lưu ý: Việc hướng dẫn NLĐ về nơi đang đóng BHXH tự nguyện để dừng và chốt lại quá trình đóng thì khi đó, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghiệp vụ báo tăng lao động cho NLĐ trên phần mềm BHXH đúng như hợp đồng lao động đã ký kết. Do đó, không được và không cần phải chờ việc dừng và chốt quá trình đóng BHXH tự nguyện sau đó mới báo tăng ở Doanh nghiệp. Làm như vậy sẽ gây ra hậu quả là chậm trễ tham gia BHXH cho NLĐ, trường hợp tham gia chậm sẽ phải kê khai hồ sơ lằng nhằng hơn.

Ví dụ 2: Sang công ty làm việc nhưng chưa kịp chốt sổ ở công ty cũ thì giải quyết thế nào? Công ty cũ vẫn giữ sổ.

Trả lời: Nếu công ty cũ chưa trả số BHXH cho người lao động thì sang công ty mới vẫn thực hiện đóng BHXH được. Doanh nghiệp yêu cầu người lao động cung cấp thông tin sổ bảo hiểm xã hội để làm căn cứ khai báo. Tuyết đối không được cấp sổ mới cho người lao động.

Việc công ty cũ vẫn giữ sổ của người lao động chỉ ảnh hưởng đến việc người lao động khi nghỉ việc ở doanh nghiệp của bạn sẽ không có sổ để chốt lại quá trình đóng. Do đó, cần yêu cầu người lao động quay trở lại doanh nghiệp cũ để xin sổ BHXH.

Lưu ý: trường hợp trước đây NLĐ tham gia BHXH bằng chứng minh thư cũ (được cấp sổ BHXH theo số chứng minh thư) sau đó, cấp đổi sang căn cước công dân. Nhiều doanh nghiệp không biết, khi yêu cầu NLĐ cung cấp thông tin để tham gia BHXH thì tra mã BHXH bằng căn cước không thấy sổ BHXH nên cấp mới luôn cho NLĐ sổ khác. Khi đó sẽ dẫn đến vấn đề: một người có nhiều số sổ BHXH nên sau này khi nghỉ việc hoặc giải quyết các chế độ thì sẽ khó khăn trong việc chốt sổ, hưởng chế độ. Chính vì vậy, khi NLĐ vào Doanh nghiệp, cần hỏi rõ các thông tin để tránh gặp trường hợp nêu trên.

Ví dụ 3: Công ty và NLĐ ký cam kết không đóng BHXH được không?

Trả lời: Người lao động làm việc theo HĐLĐ là đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH tại các doanh nghiệp theo Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. Do đó, nếu người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận về việc không đóng BHXH là vi phạm quy định pháp luật. Trường hợp nếu bị cơ quan BHXH thanh tra thì sẽ bị xử lý như sau:

– Truy thu số tiền mà đơn vị trốn đóng BHXH cho NLĐ.

– Tính lãi truy thu trên số tiền BHXH trốn đóng.

– Xử phạt người lao động và doanh nghiệp với mức tiền là 500.000 đồng – 1.000.000 đồng theo Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP

Ví dụ 4: Tôi đóng BHXH tự nguyện từ tháng 7/2016 cho đến tháng 3/2019 thì tôi đi làm việc tại công ty. Từ tháng 2/2019 – 3/2019, BHXH tự nguyện và BHXH bắt buộc của tôi bị trùng thì tôi phải làm như thế nào?

Trả lời: trường hợp bị đóng trùng BHXH thì doanh nghiệp cần hướng dẫn người lao động cầm Hợp đồng lao động và sổ BHXH về cơ quan BHXH nơi người lao động đóng BHXH tự nguyện để yêu cầu giảm trùng thời gian đóng. Sau khi giảm trùng thì sẽ chốt lại thời gian đóng BHXH tự nguyên. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH cho người lao động đúng theo Hợp đồng lao động mà hai bên đã ký kết.

Ví dụ 05: Từ đầu năm 2018 thì HĐLĐ đủ 1 tháng cũng phải đóng BHXH. Vậy nếu công ty tôi ký HĐLĐ với NLĐ chỉ khoảng 28 ngày, sau đó lại ký lại HĐLĐ 28 ngày nữa thì công ty tôi có cần đóng BHXH không?

Trả lời: Nếu ký hợp đồng dưới 01 tháng thì không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, không được lạm dụng việc này bởi nếu lạm dụng và ký quá nhiều hợp đồng dưới 1 tháng sẽ vi phạm luật lao động và luật bảo hiểm xã hội. Mặt khác, cơ quan BHXH dễ dàng phát hiện việc công ty trốn đóng BHXH tại Doanh nghiệp.

Lưu ý: Bạn có thể lựa chọn các loại HĐ như mục 1 đã phân tích. Ngoài ra, để không phải đóng BHXH thì có thể chấm công cho người lao động nghỉ việc từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Khi đó, nếu bị thanh tra cũng không có cơ sở để truy thu.

Video tham khảo trên Youtube: Xác định 14 ngày làm việc trong tháng để báo giảm https://www.youtube.com/watch?v=7IK0s8uGtt0

Ví dụ 06: NLĐ làm việc cho công ty theo diện hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng khoán có cần đóng BHXH không?

Trả lời: Căn cứ Khoản 1 Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 thì nếu ký HĐLĐ với người lao động thì bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội, còn đối với những loại hợp đồng khác thì không thuộc diện tham gia BHXH.

Tuy nhiên, cần lưu ý: nhiều đơn vị lạm dụng hoặc cố tính không hiểu và ký các hợp đồng như hợp đồng khoán, hợp đồng cộng tác viên để trốn đóng BHXH nhưng bản chất vẫn là sử dụng lao động thì khi bị cơ quan BHXH thanh tra thì vẫn bị truy thu số tiền đóng bình thường.

Ví dụ 07: Công ty tôi làm việc bên mảng xây dựng có nhận đấu thầu công trình từ nhà thầu chính. Nay chúng tôi nhận công việc về và chia nhỏ công việc và ký hợp đồng giao khoán cho một nhóm thợ với thời hạn 2 tháng. Vậy chúng tôi cần đóng BHXH cho nhóm thợ đó không?

Hợp đồng thuê khoán được quy định tại Điều 483 Bộ luật dân sự năm 2015 áp dụng với trường hợp thuê khoán tài sản để khai tác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức từ tài sản. Do đó, trong lao động không có thuê khoán lao động. Vì vậy, bản chất trong trường hợp này, đơn vị bạn đang thuê nhóm lao động để thực hiện công việc nhất định nên đơn vị cần thực hiện đúng quy định của pháp luật lao động và pháp luật bảo hiểm xã hội.

4. Đối tượng người lao động không phải tham gia Bảo hiểm xã hội

a. Người lao động không thuộc trường hợp giao kết hợp đồng lao động

Nếu người lao động vào doanh nghiệp mà không thuộc diện ký Hợp đồng lao động thì sẽ không phải tham gia bảo hiểm xã hội: ví dụ như trường hợp ký hợp đồng học việc, hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên…

Do đó, chỉ khi nào người lao động ký HĐLĐ chính thức thì khi đó doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng quy định của pháp luật, không được ký sai loại hợp đồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội.

Thực tiễn: Nhiều Doanh nghiệp không hiểu bản chất nên ký các loại hợp đồng với NLĐ để trốn đóng BHXH như hợp đồng khoán việc, hợp đồng cộng tác, hợp đồng dịch vụ…. nhưng thực tế lại sử dụng người lao động như lao động bình thường với các điều khoản trong hợp đồng không khác gì HĐLĐ mà chỉ đổi mỗi tên Hợp đồng để tránh BHXH. Khi đó, nếu trường hợp bị thanh – kiểm tra thì cán bộ BHXH sẽ xem xét bản chất của hợp đồng (đi vào chi tiết các điều khoản HĐ) để xác định đối tượng ký HĐ có phải là người lao động và thuộc diện đóng BHXH không để truy thu tiền BHXH tương ứng.

b. Người lao động cùng lúc ký hợp đồng lao động với 02 doanh nghiệp

Căn cứ khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ- BHXH cũng quy định:

“1. Người lao động đồng thời có từ 02 HĐLĐ trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo HĐLĐ có mức tiền lương cao nhất, đóng BHTNLĐ, BNN theo từng HĐLĐ.”

Như vậy, nếu người lao động cùng lúc có 02 (hoặc nhiều hơn 02) Hợp đồng lao động với 02 đơn vị khác nên sẽ đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên; đóng BHYT theo HĐLĐ thứ nhất (vì có mức tiền lương cao nhất). Riêng về BHTNLĐ, BNN bạn phải đóng theo từng HĐLĐ (tức là phải đóng ở tất cả các nơi mà NLĐ có giao kết hợp đồng lao động).

Lưu ý: Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 186 Bộ Luật lao động 2012 về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thì:

“3. Đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp thì ngoài việc trả lương theo công việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương của người lao động một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và tiền nghỉ phép hằng năm theo quy định.”

Theo đó, NLĐ làm ở công ty thứ 2 sẽ được công ty chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương của người lao động một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Ví dụ 8: Tháng 1/2020 Lan làm ở Công ty CP X và được đóng BHXH với mức lương là 5.000.000 đồng. Sau đó, đến tháng 5/2020 làm ký hợp đồng với Công ty TNHH Y với mức lương 6.000.000 đồng và cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH. Tuy nhiên, do Lan đang đóng BHXH ở Công ty X rồi nên trong trường hợp này tại Công ty Y Lan chỉ phải đóng BH TNLĐ, BNN với mức 0,5% tính trên mức lương 6.000.000 đồng. Và theo đó, công ty Y phải thanh toán số tiền BHXH mà đáng lẽ ra phải đóng hàng tháng cho người lao động vào lương cho Lan (với mức 21,5% tính trên mức lương 6.000.000 đồng). BHYT theo Luật thì Công ty Y sẽ đóng cho Lan nhưng thực tế thì vẫn là Công ty X đóng.

c. Người lao động đang hưởng chế độ hưu trí

Căn cứ khoản 9 Điều 123 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014:

“Người hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng mà đang giao kết hợp đồng lao động thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.”

Mặt khác, căn cứ khoản 3 Điều 186 Bộ luật Lao động năm 2012:

Như vậy, người đang hưởng lương hưu không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương của người lao động một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và tiền nghỉ phép hằng năm.

Quy định trên được hiểu qua ví dụ sau: Doanh nghiệp A tuyển ông Thắng đang hưởng lương hưu vào làm bảo vệ. Lương ông Thắng được nhận là 7.000.000 đồng/tháng. Do đó, trong trường hợp này, ông Thắng không phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN và Công ty có trách nhiệm trả tiền BHXH, BHTN, BHYT vào lương hàng tháng cho ông A với mức là 21,5% tính trên mức lương 7.000.000 đồng.

Lưu ý: Theo quy định của Điều 13 Luật BHYT 2014 thì ông Thắng phải đóng BHYT tại Doanh nghiệp A khi ký HĐLĐ (mặc dù ông Thắng đang hưởng lương hưu và được nhà nước cấp BHYT rồi), tuy nhiên trên thực tế thì ông Thắng không phải đóng BHYT ở doanh nghiệp và vẫn dùng BHYT của đối tượng hưu trí bình thường.

Thông thường tại các Doanh nghiệp khi tuyển dụng NLĐ đang hưởng hưu trí, mức lương trong hợp đồng sẽ để cố định và thường kèm theo một nội dung: “mức lương trên đã bao gồm các loại bảo hiểm theo quy định của pháp luật hiện hành”. Việc quy định như trên sẽ giúp người sử dụng lao động không phải trả thêm một khoản bằng 21,5% trên mức lương trả cho NLĐ hằng tháng.

Kết luận:

– Đối với trường hợp ký kết HĐLĐ với người đang hưởng lương hưu thì doanh nghiệp cần yêu cầu NLĐ cung cấp sổ hưu hoặc quyết định hưởng lương hưu để lưu vào hồ sơ lao động bởi khi có thanh kiểm tra thì họ sẽ xem xét đến các loại giấy tờ này để xác định NLĐ có phải đóng BHXH không?

– Khi sử dụng NLĐ đang hưởng lương hưu, để tránh phải trả thêm cả khoản tiền BHXH theo luật định vào lương cho họ hằng tháng thì khi ký HĐLĐ doanh nghiệp có thể giao kết với điều khoản mức lương như sau: 5.000.000 đồng đã bao gồm các khoản bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật hiện hành. Khi quy định như trên, doanh nghiệp chỉ phải trả 5 triệu hằng tháng mà không phải trích thêm khoản BHXH để trả cho người lao động, bởi 5 triệu này đã bao gồm khoản BHXH rồi.

II. Mức đóng

1. Quy định của pháp luật

	OD-TS	Hưu trí tử tuất	TNLĐ-BNN	BHYT	BHTN	Tổng
NLĐ		8%		1,5%	1%	10,5%
NSDLĐ	3%	14%	0,5%	3%	1%	21,5%

Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN tháng đó (Khoản 4 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH). Quy định này được hiểu như sau: Nếu trong 01 tháng mà người lao động có 14 ngày công không làm việc, không hưởng lương (tính trên ngày nghỉ việc, trừ ngày nghỉ hằng tuần) thì đơn vị không đóng BHXH, thực hiện báo giảm lao động tháng đó.

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH: Tại Điều 21 Nghị định 05/2015/NĐ-CP về tiền lương có quy định như sau:Tiền lương theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 90 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động do người lao động thỏa thuận với người sử dụng lao động để thực hiện công việc nhất định, bao gồm: Mức lương theo công việc hoặc chức danh là mức lương trong thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động. Mức lương đối với công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động và thời giờ làm việc bình thường (không bao gồm khoản tiền trả thêm khi người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;”

==) Tiền lương làm thêm giờ có phải đóng BHXH không?

– Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương

Các khoản phụ cấp nào phải đóng BHXH:

Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

– Tiền lương;

– Phụ cấp chức vụ, chức danh;

– Phụ cấp trách nhiệm;

– Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

– Phụ cấp thâm niên;

– Phụ cấp khu vực;

– Phụ cấp lưu động;

– Phụ cấp thu hút;

– Các phụ cấp có tính chất tương tự;

– Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thoả thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

– Tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 Bộ luật Lao động 2012;

– Tiền thưởng sáng kiến;

– Tiền ăn giữa ca;

– Khoản hỗ trợ xăng xe;

– Khoản hỗ trợ điện thoại;

– Khoản hỗ trợ đi lại;

– Khoản hỗ trợ tiền nhà ở;

– Khoản hỗ trợ tiền giữ trẻ;

– Khoản hỗ trợ nuôi con nhỏ;

– Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết;

– Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn;

– Hỗ trợ khi sinh nhật của người lao động;

– Trợ cấp khi người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động;

– Trợ cấp khi người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị bệnh nghề nghiệp;

– Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP.

Mức lương tối đa làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN

– Đối với BHXH thì mức lương tối đa là căn cứ đóng bằng 20 lần mức lương cơ sở (theo Khoản 2 Điều 86 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014). Mức lương cơ sở hiện tại là 1.490.000 đồng (mỗi năm chính phủ sẽ điều chỉnh mức lương cơ sở một lần và tháng 7) nên mức tối đa đóng BHXH là 29.800.000 đồng.

– Đối với BHYT thì mức lương tối đa là căn cứ đóng bằng 20 lần mức lương cơ sở (Khoản 5 Điều 14 Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi, bổ sung năm 2014). Mức lương cơ sở hiện tại là 1.490.000 đồng (mỗi năm chính phủ sẽ điều chỉnh mức lương cơ sở một lần và tháng 7) nên mức tối đa đóng BHYT là 29.800.000 đồng.

– Đối với BHTN thì mức lương tối đa là căn cứ đóng bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng (Điều 58 Luật việc làm năm 2013). Mức lương tối thiểu vùng hiện nay được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP.

Vùng	Mức lương tháng tối đa đóng bảo hiểm thất nghiệp	Mức đóng bảo hiểm thất nghiệp tối đa
Vùng I	88.400.000	884.000
Vùng II	78.400.000	784.000
Vùng III	68.600.000	686.000
Vùng IV	61.400.000	614.000

2. Các câu hỏi và tình huống thường gặp.

Ví dụ 9: Khoản tiền thưởng theo năng suất lao động có phải đóng BHXH không?

Trả lời: Khoản tiền thưởng theo năng suất lao động thuộc Điều 103 Bộ luật lao động năm 2012. Do đó, khoản phụ cấp này sẽ không phải đóng BHXH. Vậy cứ là các khoản tiền thưởng thì DN và NLĐ không phải đóng BHXH cho NLĐ.

Ví dụ 10: Công ty của tôi có quy định về phụ cấp chuyên cần với mức phụ cấp cụ thể là làm đủ công tháng thì được thưởng 2tr. Tuy nhiên NLĐ của công ty tháng nào cũng làm đủ công nên tháng nào cũng được hưởng 2 tr. Vậy chúng tôi có cần đóng khoản 2tr này không?

Trả lời: Phụ cấp chuyển cần không thuộc một trong những khoản phụ cấp bắt buộc phải đóng nhưng nếu được trả thường xuyên và cố định theo tháng thì đơn vị phải khai báo để đóng BHXH cho NLĐ. Vậy, để không phải đóng BHXH cho loại phụ cấp này, DN có thể quy định khoản chuyên cần này vào khoản thường theo năng suất lao động. Cần lưu ý, khoản thưởng theo năng suất này cần để biến động theo tháng để không đóng BHXH.

Ví dụ 11: Giám đốc công ty chúng tôi hưởng lương 20 tr nhưng chỉ muốn đóng BHXH ở mức 6tr. Vậy chúng tôi cần làm gì để không phải đóng số tiền còn lại?

Trả lời: Việc đóng bảo hiểm xã hội căn cứ vào mức lương mà các bên thỏa thuận trong hợp đồng, phù hợp với thang bảng lương mà công ty đã xây dựng. Nếu trong HĐLĐ ký với mức lương 20 triệu và phù hợp với thang bảng lương thì buộc sếp bạn phải đóng với mức lương là 20 triệu. Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều cách để giảm số tiền phải đóng BHXH nhưng phương án như thế nào thì phải phụ thuộc vào loại hình công ty, ngành nghề và công việc cụ thể của NLĐ, hoặc quy chế trả lương trả thưởng….

Ví dụ 12: Xin cho hỏi tiền lương theo doanh thu là tiền lương cơ bản hay là tiền thưởng? Tiền theo doanh thu có cần đóng BHXH không?

Trả lời: Tiền lương theo doanh thu là khoản tiền thưởng cho người lao động tính trên số lượng hàng hóa mà người lao động bán được. Khoản lương này thường áp dụng cho những người lao động làm công việc kinh doanh hoặc bán hàng. Do đó, khoản phụ cấp này là không cố định nên sẽ không thuộc trường hợp phải đóng BHXH.

Ví dụ 13: Công ty của tôi có xây dựng thang bảng lương với mức lương của phó giám đốc như sau: Bậc 1: 5tr, B2: 7tr, B3: 9tr, B4: 11tr, B5: 15 tr

Nhưng nay công ty tôi mới có tuyển một phó giám đốc với mức lương thỏa thuận là 20 tr. Vậy chúng tôi có thể đóng BHXh cho người này với mức lương 20 tr không?

Trả lời: Việc đóng BHXH phải căn cứ vào mức lương thỏa thuận trong hợp đồng và phải phù hợp với thang bảng lương mà công ty đã xây dựng. Do đó, thang bảng lương của công ty bạn với chức danh Phó giám đốc không có mức 20 triệu, do đó, cần xem xét lại để đóng BHXH cho NLĐ phù hợp.

III. Các trường hợp báo tăng, báo giảm lao động cần lưu ý

1. Xác định 14 ngày làm việc không hưởng lương để báo giảm trong tháng.

Căn cứ Khoản 4, 5, 6 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau:

– Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH.

=) Đây là trường hợp người lao động nghỉ không lương, đơn vị cần báo giảm nghỉ không hưởng lương để không phải đóng các loại bảo hiểm cho người lao động.

– Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

=) Đây là trường hợp người lao động nghỉ chế độ ốm đau, do đó, đơn vị cần báo giảm chế độ ốm đau để người lao động được hưởng BHYT miễn phí và không phải đóng các loại bảo hiểm khác.

– Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

=) Đây là trường hợp nghỉ thai sản, nên đơn vị cần báo giảm cho lao động nghỉ thai sản để được hưởng BHYT miễn phí, được tính là thời gian đóng BHXH, không được đóng BHTN.

Vậy làm thế nào để xác định 14 ngày làm việc không hưởng lương để báo giảm theo các trường hợp nêu trên?

Nguyên tắc: Việc xác định 14 ngày làm việc không hưởng lương thực hiện theo các bước như sau:

B1: Xác định ngày nghỉ hằng tuần của người lao động để tính số ngày làm việc thực tế có hưởng lương trong tháng.

B2: Đếm số ngày người lao động nghỉ việc không hưởng lương (lưu ý chỉ đếm những ngày làm việc có trả lương mà người lao động nghỉ chứ không đếm những ngày mà người lao động đi làm)

Từ kết quả của B2 sẽ xác định được việc người lao động có nghỉ từ 14 ngày làm việc không hưởng lương để báo giảm bảo hiểm.

Ví dụ minh họa cho lịch làm việc của tháng 5/2020. Giả sử NLĐ của công ty nghỉ hằng tuần vào chủ nhật.

Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6	Thứ 7	Chủ nhật
				1	2	3
4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17
18	19	20	21	22	23	24
25	26	27	28	29	30	31

Tình huống 01: Anh A làm việc thì xin nghỉ không lương ở công ty từ ngày 1-9/5/2020. Tuy nhiên đến cuối tháng anh bị ốm có giấy của bệnh viện nghỉ từ ngày 23-31/5/2020. Vậy trường hợp này công ty nên báo giảm ntn và có phải đóng BHXH cho anh A không?

Trả lời: Về bản chất nghỉ không lương hay nghỉ ốm đau, thai sản đều là nghỉ việc và không được công ty trả lương. Do đó, việc xác định số ngày nghỉ và báo giảm theo chế độ gì để có lợi nhất cho người lao động là vô cùng quan trọng. Cụ thể:

Do công ty nghỉ chủ nhật hàng tuần nên việc xác định ngày nghỉ để báo giảm như sau:

Đợt 01: nghỉ từ 1-9/5/2020 là nghỉ ốm đau, tổng là 9 ngày có 02 ngày chủ nhật là mùng 03 và mùng 10 nên số ngày anh A nghỉ việc không hưởng lương là 07 ngày.
Đợt 02: nghỉ từ 23-31/5/2020 tổng là 09 ngày nhưng có 02 ngày là ngày chủ nhật nên số ngày anh A nghỉ việc không được trả lương (được hưởng ốm đau) là 07 ngày.

Tổng số ngày làm việc nghỉ không hưởng lương là 14 ngày. Do đó, vừa đủ điều kiện để báo không đóng bảo hiểm xã hội cho tháng 5. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra là có 07 ngày nghỉ không lương và 07 ngày ốm đau thì công ty nên báo giảm theo chế độ ốm đau hay báo giảm nghỉ không lương? =) về nguyên tắc: nên báo giảm theo chế độ nào có lợi cho NLĐ nhất. Do đó, trong trường hợp này nên báo giảm cho NLĐ nghỉ ốm đau trong tháng 5 bởi các lý do như sau:

– Một là: báo giảm ốm đau NLĐ và công ty đều không phải đóng BHXH cho tháng 5 nhưng khi báo giảm chế độ ốm đau thì NLĐ được dùng BHYT để khám chữa bệnh.

– Hai là: nếu công ty báo giảm chế độ nghỉ không lương thì cơ quan BHXH sẽ không tiếp nhận hồ sơ hưởng chế độ ốm đau trong 07 ngày từ 23-31/5/2020 vì nếu báo giảm nghỉ không lương thì NLĐ nghỉ ốm đau trong thời gian nghỉ không lương sẽ không được hưởng chế độ ốm đau.

Vậy, tại sao vẫn có 07 ngày nghỉ không lương mà lại báo giảm ốm đau? 07 ngày nghỉ không lương này có thể hiểu là NLĐ nghỉ ốm nhưng không xin được giấy tờ hưởng ốm đau của cơ sở y tế. (đây là thực tiễn khi làm hồ sơ chứ luật không hướng dẫn). Do đó, các trường hợp khác, các bạn làm tương tự.

Trường hợp 02: NLĐ nghỉ ốm đau từ ngày 22/04/2020 đến hết ngày 10/5/2020 do phải nằm viện mổ sỏi. Vậy trường hợp này xác định việc báo giảm thế nào?

Trả lời:

Từ ngày 22/4/2020 cho đến hết ngày 30/4/2020 NLĐ nghỉ 09 ngày trong đó có 01 ngày chủ nhật là ngày 26/04/2020. Do đó thực tế người lao động nghỉ 08 ngày làm việc không có lương do công ty trả (tiền ốm đau do BHXH trả). Vậy trong tháng 4 người lao động nghỉ 08 ngày làm việc không hưởng lương.

Từ ngày 01-10/05/2020 thì NLĐ nghỉ 10 ngày trong đó có 02 ngày chủ nhật là ngày 03 và ngày 10. Do đó, thực tế người lao động nghỉ việc không hưởng lương ở công ty là 08 ngày. Vậy trong tháng 5 NLĐ nghỉ 08 ngày làm việc không hưởng lương.

Như vậy, trong tháng 04/2020 NLĐ mới nghỉ việc 08 ngày làm việc không hưởng lương chưa đủ 14 ngày theo quy định nên không báo giảm chế độ ốm đau trong tháng 4. Tương tự tháng 05/2020 cũng như vậy nên tháng 05/2020 không cần báo giảm chế độ ốm đau. Vậy nên, trong tháng 04, tháng 05 NLĐ và công ty vẫn đóng BHXH bình thường và NLĐ vẫn được hưởng chế độ ốm đau bình thường. (các trường hợp khác tương tự).

2. Xác định báo giảm lao động để không bị truy thu BHYT

Căn cứ điểm 10.3 mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT về việc hướng dẫn thu BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định:

“10. Thời hạn khai báo hồ sơ

10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.”

Theo quy định này, đơn vị cần xác định tháng liền kề tháng hiện tại, NLĐ có đủ điều kiện đóng BHXH không, nếu không đủ điều kiện đóng bảo hiểm thì đơn vị cần báo giảm lao động cho tháng liền kề từ ngày 28 của tháng hiện tại để không bị truy thu tiền BHYT.

Ví dụ: NLĐ A làm việc đến hết 25/4/2020 thì thông báo với công ty xin nghỉ không lương từ 1/5/2020 đến hết 31/5/2020. Do đó, để không bị truy thu thẻ BHYT thì đơn vị cần báo giảm anh A nghỉ không lương tháng 5 (tháng liền kề) vaf0 ngày 28/4/2020 (tháng hiện tại) để không bị truy thu BHYT của tháng 5.

Nếu trường hợp đơn vị thực hiện báo giảm chậm tức đến ngày 1/5/2020 mới thực hiện hồ sơ báo giảm không lương cho anh A tháng 5 thì đơn vị phải đóng truy thu BHYT tháng 5 là 4,5% và không bị đóng các loại BH khác.

IV. Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội

1. Tham gia BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp chưa được cấp mã đơn vị)

+) Hồ sơ:

a) Đối với Người lao động:

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

– Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Giấy tờ chứng minh.

b) Đối với Đơn vị sử dụng lao động (Doanh Nghiệp):

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mẫu D01-TS, Mục II Phụ lục 03).

+) Nơi nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi công ty đăng ký kinh doanh.

+) Thời gian giải quyết: 07-10 ngày làm việc

Lưu ý:

– Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp nhận và cấp mã đơn vị. Từ lần kê khai sau, đơn vị phải khai báo qua hồ sơ điện tử.

– Khi được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ BHYT, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin người lao động xem có đúng với hồ sơ kê khai không? Trường hợp bị sai thông tin phải làm hồ sơ điều chỉnh.

– Trường hợp đơn vị báo truy thu cho các tháng trước đó thì thực hiện báo tăng lao động tại thời điểm khai hồ sơ. Sau khi được BHXH chấp nhận thì làm hồ sơ truy thu BHXH do đóng chậm.

– Phương thức đóng BHXH thông thường là đóng hằng tháng. Đơn vị phải đóng BHXH đầy đủ cho cơ quan BHXH hằng tháng, trường hợp đóng chậm từ 30 ngày trở lên sẽ bị tính lãi chậm đóng.

2. Tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tại địa bàn thành phố Hà Nội

Tại Hà Nội. các đơn vị có thể thực hiện khai báo hồ sơ điện tử từ lần khai báo đầu tiên để cấp mã đơn vị. Việc khai báo sẽ chia thành 02 bước.

Bước 01: Khai báo để được cơ quan BHXH cấp mã đơn vị: Đơn vị chỉ cần liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm BHXH để được cài đặt phần mềm BHXH và bên cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ việc kê khai đầu để được cấp mã đơn vị.

Bước 02: Báo tăng lao động sau khi đã được cấp mã đơn vị. Các mẫu hồ sơ sẽ tương tự như khai báo lần đầu như đã nêu ở mục trên. Do đó, đơn vị chỉ cần vào phần mềm thực hiện các thao tác và ký nộp hồ sơ lên bảo hiểm xã hội.

3. Thủ tục điều chỉnh thẻ BHYT do bị sai thông tin.

Trường hợp, khi nhận được thẻ BHYT do cơ quan BHXH cấp mà bị sai các thông tin về: Tên, tuổi, giới tính thì đơn vị cần làm thủ tục điều chỉnh thẻ cho người lao động. Trường hợp không điều chỉnh thì khi phát sinh việc đi khám chữa bệnh, người lao động sẽ không sử dụng được thẻ BHYT.

+) Hồ sơ:

– Thẻ bảo hiểm y tế bị sai thông tin;

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH; BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Giấy chứng minh thư nhân dân bản sao công chứng hoặc giấy khai sinh bản sao.

– Bảng kê hồ sơ (mẫu D01-TS)

+) Nơi nộp hồ sơ: cơ quan BHXH quận/ huyện nơi đơn vị đang tham gia BHXH

+) Hình thức nộp: nộp hồ sơ qua bưu điện

+) Thời gian giải quyết: 3-5 ngày làm việc

4. Thủ tục điều chỉnh số BHXH do bị sai thông tin.

Trường hợp, khi nhận được sổ BHXH do cơ quan BHXH cấp mà bị sai các thông tin về: Tên, tuổi, giới tính thì đơn vị cần làm thủ tục điều chỉnh sổ cho người lao động. Trường hợp không điều chỉnh thì sau này khi giải quyết các chế độ cho NLĐ sẽ bị ảnh hưởng.

+) Hồ sơ:

– Sổ BHXH bị sai thông tin;

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH; BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Giấy chứng minh thư nhân dân bản sao công chứng hoặc giấy khai sinh bản sao.

– Bảng kê hồ sơ (mẫu D01-TS)

+) Nơi nộp hồ sơ: cơ quan BHXH quận/ huyện nơi đơn vị đang tham gia BHXH

+) Hình thức nộp: nộp hồ sơ qua bưu điện

+) Thời gian giải quyết: 5-7 ngày làm việc

5. Thực hiện giảm trùng đóng BHXH (làm hồ sơ giấy)

Điều kiện giảm trùng: Khi người lao động làm việc cùng lúc ở 02 công ty và đều thuộc diện đóng BHXH theo Điều 2 Luật BHXH năm 2014. Theo đó, cả 02 công ty cùng tham gia BHXH cho người lao động thì công ty đóng thứ 2 phải thực hiện hồ sơ giảm trùng.

Hồ sơ:

– Công văn đề nghị giảm trùng (tự soạn)

– Mẫu D02-TS (Mẫu tờ khai điều chỉnh NLĐ tham gia BHXH, BHYT, BHTN)

– Sổ BHXH (nếu có – áp dụng trong trường hợp sổ đã được chốt)

Nơi nộp hồ sơ: Nộp qua bưu điện đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi công ty đang đóng BHXH.

Thời gian giải quyết: 10-15 ngày làm việc (tùy từng trường hợp)

6. Cấp lại sổ BHXH do người lao động đã nhận bảo hiểm một lần (làm hồ sơ giấy)

Điều kiện áp dụng: Người lao động trước đó đã có sổ BHXH nhưng đã làm thủ tục rút tiền 01 lần và bị cơ quan BHXH thu hồi sổ.

Sau khi đơn vị báo tăng lao động thành công thì thực hiện thủ tục cấp lại sổ cho NLĐ.

Hồ sơ:

– Công văn đề nghị cấp lại sổ BHXH do đã nhận BHXH 1 lần (tự soạn)

– Quyết định nhận BHXH 1 lần hoặc Mẫu C15 về xác nhận thời gian nhận BHTN chưa hưởng.

Trường hợp nếu không có Quyết định nhận BHXH 1 lần hoặc Mẫu C15 thì chỉ cần làm công văn đề nghị (nhiều cơ quan BHXH vẫn linh hoạt hồ sơ cho)

Thời gian giải quyết: 7-10 ngày làm việc

Cơ quan giải quyết: BHXH quận/huyện nơi công ty đang đóng BHXH

7. Cấp lại sổ BHXH hoặc mất tờ rời trong sổ do bị mất (làm điện tử)

Hồ sơ: Tờ khai TK01-TS; Bảng kê chi tiết quá trình đóng BHXH của người lao động;

Thời gian giải quyết: 7-10 ngày làm việc

Cơ quan giải quyết: BHXH quận/huyện nơi công ty đang đóng BHXH

V. Một số các mẫu Công văn hay sử dụng

1. Công văn đề nghị cấp lại sổ BHXH cho NLĐ khi NLĐ đã nhận BHXH 1 lần

CÔNG TY TNHH …..

Số: …../2019/CV-AN

V/v: cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội do đã nhận Bảo hiểm xã hội một lần

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tư do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …. tháng 12 năm 2019

Kính gửi:

– Cơ quan Bảo hiểm xã hội quận Long Biên, thành phố Hà Nội

Công ty TNHH ……. được thành lập ngày 15 tháng 04 năm 2015, có trụ sở tại: Số 26, ………………………., Hà Nội. Mã đơn vị: ………………………..

Ngày 01/01/2019 chúng tôi có ký kết hợp đồng lao động với chị ……, mã số BHXH: ……………………..4 với Hợp đồng lao động xác định thời hạn. Theo đó công ty chúng tôi đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động.

Sau đó, tháng 5/2019 chúng tôi thực hiện thủ tục cấp sổ BHXH cho chị …… do chị …… đã thanh toán chế độ BHXH một lần trước khi vào làm việc tại công ty chúng tôi. Tuy nhiên, khi nhận được sổ BHXH do BHXH quận Long Biên, thành phố Hà Nội cấp thì trong sổ BHXH của chị …… vẫn còn quá trình đóng BHXH trước đó mặc dù chị …… đã nhận chế độ bảo hiểm xã hội một lần vào tháng 12 năm 2018 tại cơ quan Bảo hiểm xã hội quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

Như vậy, từ những lẽ nêu trên và bằng văn bản này, chúng tôi để nghị cơ quan BHXH quận Long Biên, thành phố Hà Nội thực hiện kiểm tra, rà soát lại thông tin hồ sơ để cấp lại sổ BHXH cho chị …….

Kính mong Quý cơ quan quan tâm, giải quyết. Xin chân thành cảm ơn!

Tài liệu gửi kèm:

– Sổ BHXH của …… (bản gốc)

CÔNG TY TNHH ……

GIÁM ĐỐC

2. Công văn yêu cầu BHXH giảm trùng thời gian đóng BHXH cho NLĐ

CÔNG TY TNHH ……..

Số: …../2020/CV-AN

V/v: Giảm trùng thời gian đóng BHXH cho NLĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tư do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …. tháng 6 năm 2020

Kính gửi:

– Cơ quan Bảo hiểm xã hội quận Long Biên, thành phố Hà Nội

Công ty TNHH …… được thành lập ngày 15 tháng 04 năm 2015, có trụ sở tại: Số 26, ……………………………., Hà Nội. Mã đơn vị: ……..

Ngày 01/01/2020 chúng tôi có ký kết hợp đồng lao động với chị ….., mã số BHXH: ………….. với Hợp đồng lao động xác định thời hạn. Theo đó công ty chúng tôi đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động. Tuy nhiên, trước đó tháng 5/2019 chị ….. có giao kết HĐLĐ số ….ngày…tháng…năm với Công ty Cp … với thời hạn là 03 năm từ ngày 01/05/2019 đến hết ngày 30/4/2022. Theo đó, tại thời điểm tháng 5/2019 chị …… đã tham gia đóng BHXH tại Công Ty CP…..

Căn cứ khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ- BHXH cũng quy định:

Theo quy định trên, trường hợp NLĐ cùng lúc giao kết nhiều HĐLĐ với nhiều người sử dụng lao động khác nhau thì phải đóng BHXH ở nơi có hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Do đó, vào tháng 5/2020 chị ……. đã giao kết HĐLĐ và đóng BHXH tại Công ty CP…nên khi giao kết HĐLĐ số….ngày…tháng…năm với Công ty TNHH ….. sẽ không phải thực hiện việc đóng các loại BHXH mà chỉ phải đóng BHTNLĐ, BNN.

Như vậy, từ những lẽ nêu trên và bằng văn bản này, chúng tôi để nghị cơ quan BHXH quận Long Biên, thành phố Hà Nội thực hiện kiểm tra, rà soát và giảm trùng thời gian đóng BHXH cho chị …. tại Công ty TNHH …..

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Kính mong Quý cơ quan quan tâm, giải quyết. Xin chân thành cảm ơn!

Tài liệu gửi kèm:

– Sổ BHXH của ….. (bản gốc)

CÔNG TY TNHH ……

GIÁM ĐỐC

3. Công văn yêu cầu BHXH điều chỉnh lại nội dung đã ghi trên sổ BHXH

CÔNG TY TNHH …………

——————

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tư do – Hạnh phúc

——————

Đ/c: Số ……………., Hà Nội

——————

Số: …../2020/CV-TVAN

V/v: Giải trình về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hà Nội, ngày …. tháng 03 năm 2020

Kính gửi:

– Cơ quan Bảo hiểm xã hội Quận Long Biên, thành phố Hà Nội

Công ty TNHH ….. được thành lập ngày 15 tháng 04 năm 2015, có trụ sở tại: Số …………………………….., Hà Nội. Mã đơn vị: …………..

Ngày 01/01/2019 chúng tôi có ký kết hợp đồng lao động với chị ……, mã số BHXH: …………… với Hợp đồng lao động xác định thời hạn. Theo đó công ty chúng tôi đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động.

Đầu tháng 2/2020 chị ….. nghỉ việc, công ty chúng tôi đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho chị …. đúng như quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trước đó khoảng tháng 9/2017 chị ….. đã làm thủ tục nhận BHTN tại số 44 Trần Phú, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội. Đến tháng 12/2018 thì làm thủ tục nhận BHXH một lần tại Cơ quan BHXH quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Nay các giấy tờ chị ….. không còn giữ.

Tháng 2/2020, công ty chúng tôi thực hiện thủ tục chốt sổ cho chị ….., tuy nhiên, sau khi nhận được sổ BHXH do Cơ quan BHXH quận Long Biên, Hà Nội gửi về thì xác định tổng quá trình đóng BHTN có chút nhầm lẫn. Thời gian đóng BHXH và BHTN đến hết tháng 1/2020 phải là 1 năm 1 năm nhưng trên sổ lại được chốt là: “Tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng là 2 năm 3 tháng”

Như vậy, từ những lẽ nêu trên và bằng văn bản này, chúng tôi để nghị cơ quan BHXH quận Long Biên, thành phố Hà Nội thực hiện kiểm tra, rà soát lại thông tin hồ sơ để chốt lại sổ BHXH cho chị ……

Rất mong nhận được sự quan tâm phản hồi sớm của quý Cơ quan bằng văn bản; Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Tài liệu gửi kèm:

– Sổ BHXH ……. (bản gốc)

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu VT.

CÔNG TY TNHH TƯ …….

Xem thêm: