Kinh nghiệm khi chuẩn bị đóng BHXH cho người lao động

Phần giới thiệu:

Tham gia bảo hiểm xã hội vừa là quyền vừa là nghĩa vụ của người lao động. Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động là của người sử dụng lao động khi tuyển dụng lao động vào làm việc tại công ty. Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ làm căn cứ kê khai đóng bảo hiểm xã hội, không ít những trường hợp do thiếu hiểu biết dẫn tới việc cấp trùng lặp sổ bảo hiểm xã hội của người lao động hoặc không biết các xử lý khi người lao động không nhớ mã số bảo hiểm… Chính vì vậy, trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết những vấn đề mà bộ phận nhân sự – hành chính của Doanh nghiệp cần phải làm trước khi chuẩn bị đóng Bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Tư vấn bảo hiểm xã hội:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Tổng đài tư vấn. Đối với vấn đề: Hưởng Bảo hiểm xã hội một lần, Tổng đài tư vấn xin tư vấn cho bạn như sau:

Những thông tin cần tìm hiểu trước khi đóng bảo hiểm cho người lao động

Đối với cán bộ phòng hành chính – nhân sự, việc tìm hiểu các thông tin của người lao động trong Doanh nghiệp trước khi tham gia bảo hiểm xã hội là yêu cầu bắt buộc. Đa số người lao động là đối tượng không nắm bắt được các quy định của pháp luật dẫn đến việc không cung cấp các thông tin cần thiết cho Doanh nghiệp khi tiến hành đóng bảo hiểm xã hội. Vậy nếu cán bộ phòng hành chính – nhân sự không biết cách tìm hiểu thông tin mà cứ làm hồ sơ theo quán tính, suy đoán sẽ đem lại nhiều hệ quả mà chính người lao động phải gánh chịu. Do đó, trước khi thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động cần hỏi người lao động những vấn đề sau:

Anh/chị đã từng tham gia bảo hiểm xã hội ở Doanh nghiệp nào chưa?

Mục đích đặt câu hỏi này với người lao động là để biết về việc người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội hay chưa. Trên thực tế, nhiều người lao động khi vào Doanh nghiệp làm việc một vài tháng được Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội cho nhưng hoàn toàn không biết về việc mình được đóng bảo hiểm xã hội. Hoặc có những trường hợp, người lao động làm việc 1 tháng có được Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội nhưng lại nghỉ ngang không lấy sổ bảo hiểm đồng thời thời gian đó quá lâu rồi (5 năm hoặc 10 năm) nên người lao động không nhớ được chính xác.

Vậy, khi người lao động cung cấp thông tin thì cán bộ nhân sự sẽ dự liệu được các trường hợp và cân nhắc các hồ sơ giấy tờ kèm theo hoặc có cách xử lý. Trường hợp người lao động nghỉ mà không lấy sổ bảo hiểm ở Doanh nghiệp cũ thì hướng dẫn người lao động liên hệ lại với Doanh nghiệp cũ để lấy lại sổ bảo hiểm (nếu có).

Cần lưu ý: Khi trao đổi với người lao động, cần nói rõ tầm quan trọng của sổ bảo hiểm xã hội. Bởi hiện nay, mỗi một người lao động chỉ được phép có 1 sổ bảo hiểm xã hội, không được phép cấp song song 02 sổ. Vậy nên, nếu người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội mà cố tình giấu (vì nghỉ ngang ở công ty không lấy được sổ và mong muốn cấp sổ bảo hiểm mới) thì mai sau sẽ trục trặc hồ sơ và ảnh hưởng đến các quyền lợi của họ như:

• Sau này, khi người lao động nghỉ việc thì Doanh nghiệp sẽ không chốt sổ được vì cơ quan bảo hiểm xã hội phát hiện người lao động có 02 sổ. Khi đó, cơ quan bảo hiểm sẽ yêu cầu người lao động phải thực hiện gộp 02 sổ bảo hiểm.
• Nếu không chốt được sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc thì đồng nghĩa với việc người lao động không thể làm hồ sơ nhận tiền trợ cấp thất nghiệp. Nếu quá 03 tháng kể từ ngày nghỉ việc thì sẽ không nộp hồ sơ nhận thất nghiệp được nữa.

Nếu anh/ chị đã từng đóng bảo hiểm xã hội ở Doanh nghiệp thì cung cấp cho em sổ bảo hiểm xã hội để em báo tăng tham gia bảo hiểm.

Đối với trường hợp người lao động đã từng tham gia đóng bảo hiểm xã hội tại Doanh nghiệp nhưng có thể nghỉ ngang chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội hoặc đánh mất sổ bảo hiểm xã hội thì cần xử lý như sau:

• Trường hợp nghỉ ngang ở Doanh nghiệp cũ và chưa lấy lại sổ bảo hiểm xã hội thì hướng dẫn người lao động liên hệ lại với doanh nghiệp cũ để lấy sổ. Nếu doanh nghiệp cũ đã giải thể hoặc phá sản không thể tìm được thì có thể liên hệ với cơ quan Bảo hiểm xã hội tình, nơi trước đó Doanh nghiệp cũ đóng bảo hiểm để hỏi thông tin về sổ bảo hiểm. Bởi Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định, trường hợp sau khi nghỉ việc mà người lao động không đến lấy sổ bảo hiểm thì Doanh nghiệp phải làm hồ sơ chuyển sổ bảo hiểm đến Bảo hiểm xã hội tỉnh để bảo quản, lưu trữ. Đồng thời, yêu cầu người lao động cung cấp mã số bảo hiểm xã hội để thực hiện báo tăng đóng bảo hiểm. Nếu người lao động không nhớ mã số bảo hiểm thì cần thực hiện tra cứu như mục 3 hướng dẫn.
• Trường hợp người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội nhưng trong quá trình chuyển công việc khác đã đánh mất. Nhân sự cần hướng dẫn người lao động cung cấp số sổ bảo hiểm xã hội và sau này có thể làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm cho người lao động do bị mất. Tuyệt đối không được cấp sổ mới cho người lao động. Nếu người lao động không nhớ số sổ bảo hiểm thì yêu cầu người lao động cung cấp chứng minh thư hoặc căn cước công dân để tra cứu như tại mục 3 hướng dẫn.

Hiện tại anh (chị) có đang đóng bảo hiểm xã hội ở Doanh nghiệp nào không? Hay có đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện ở địa phương không?

Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp người lao động làm việc ở nhiều Doanh nghiệp khác nhau nhưng tuyệt nhiên không cung cấp thông tin, dẫn đến Doanh nghiệp không nắm bắt được mà khai tăng lao động và bị đóng trùng bảo hiểm xã hội. Hoặc người lao động muốn tự nguyện đóng bảo hiểm xã hội ở địa phương để sau này về già được hưởng lương hưu. Vậy, khi người lao động thuộc một trong 02 trường hợp nêu trên cần xử lý thế nào?

• Trường hợp nếu người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội ở doanh nghiệp khác thì cần giải thích cho họ hiểu được một người lao động chỉ đóng bảo hiểm xã hội ở một nơi theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ- BHXH/2017. Theo đó, người lao động đồng thời có từ 02 Hợp đồng lao động trở lên với nhiều đơn vị khác  nhau thì đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo Hợp đồng lao động giao kết đầu tiên, đóng Bảo hiểm y tế theo Hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất, đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo từng Hợp đồng lao động. Vậy nên nếu người lao động cố tình giấu sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của họ sau này.
• Trường hợp người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện tại địa phương thì cần hướng dẫn người lao động về địa phương thông báo dừng đóng bảo hiểm tự nguyện và chốt sổ, sau đó cầm sổ bảo hiểm đến công ty để đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Anh chị có đóng bảo hiểm y tế tự nguyện ở địa phương không?

Trên thực tế, người lao động thường có nhu cầu mua bảo hiểm y tế tự nguyện để sử dụng khi chưa được cấp bảo hiểm y tế của những đối tượng khác. Căn cứ Khoản 1 và Khoản 5 Điều 12 và Điều 13 Luật bảo hiểm y tế 2014 quy định trường hợp một người đồng thời thuộc nhiều đối tượng tham gia bảo hiểm y tế khác nhau quy định tại Điều 12 của Luật bảo hiểm y tế 2014 thì đóng bảo hiểm y tế theo đối tượng đầu tiên mà người đó được xác định theo thứ tự của các đối tượng quy định tại Điều 12. Vậy nên, trong trường hợp này, cần hướng dẫn người lao động về địa phương cắt thẻ Bảo hiểm y tế địa phương để thực hiện đóng bảo hiểm y tế tại doanh nghiệp.

Cần lưu ý: nếu người lao động không báo cắt thẻ bảo hiểm y tế tự nguyện tại địa phương thì khi báo tăng người lao động tại doanh nghiệp thì sẽ không được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp thẻ bảo hiểm y tế. Chỉ khi nào bảo hiểm y tế tự nguyện được cắt thì doanh nghiệp mới đề nghị cấp thẻ bảo hiểm y tế tại doanh nghiệp được.

Anh chị có thuộc đối tượng cấp thẻ Bảo hiểm y tế đặc biệt không?

Cũng tại quy định tại Điều 13 Luật bảo hiểm y tế năm 2014 thì đối tượng người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tại Doanh nghiệp thuộc đối tượng đóng bảo hiểm y tế đầu tiên còn những đối tượng tham gia bảo hiểm y tế khác sẽ xếp sau đối tượng người lao động. Vậy nên, nếu người lao động thuộc đối tượng hộ nghèo, cận nghèo, người sống ở vùng kinh tế khó khăn, đặc biệt khó khăn thì cần yêu cầu người lao động cung cấp các giấy tờ làm căn cứ để Doanh nghiệp thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động theo đối tượng người lao động nhưng với mã quyền lợi của đối tượng nêu tên.

Những vấn đề người lao động thắc mắc và cách giải quyết:

Người lao động đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện tại địa phương rồi có phải đóng bảo hiểm xã hội tại Doanh nghiệp nữa không?

Bảo hiểm xã hội bao gồm 02 loại là Bảo hiểm xã hội bắt buộc và Bảo  hiểm xã hội tự nguyện. Do đó, trong trường hợp này, khi người lao động được tuyển  dụng vào công ty và được ký kết hợp đồng lao động thì khi đó, người lao động trở  thành đối tượng bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội theo Điều 2 Luật bảo hiểm  xã hội năm 2014. Do đó, doanh nghiệp cần hướng dẫn người lao động về nơi đang đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện để dừng đóng, chốt sổ  bảo hiểm xã hội và thực hiện đóng bảo hiểm xã hội ở doanh nghiệp.

Sang công ty mới làm việc nhưng chưa kịp chốt sổ ở công ty cũ thì giải  quyết thế nào? Công ty cũ vẫn giữ sổ. 

Nếu công ty cũ chưa trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì sang công  ty mới vẫn thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động được. Doanh nghiệp yêu cầu người lao động cung cấp thông tin về số sổ bảo hiểm xã hội để làm căn cứ khai báo. Tuyệt đối không được cấp  sổ mới cho người lao động. Đồng thời hướng dẫn người lao động liên với công ty cũ để giải quyết.

Việc công ty cũ vẫn giữ sổ của người lao động chỉ ảnh hưởng đến việc người  lao động khi nghỉ việc ở doanh nghiệp mới sẽ không có sổ để chốt lại quá trình  đóng.

Người lao động và công ty thỏa thuận ký cam kết không tham gia bảo hiểm xã hội.

Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động là đối tượng bắt buộc phải tham  gia bảo hiểm xã hội tại các doanh nghiệp theo Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. Do đó, nếu người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận về việc không đóng bảo hiểm xã hội là vi  phạm quy định pháp luật. Trường hợp nếu bị cơ quan Bảo hiểm xã hội thanh tra thì sẽ bị xử  lý như sau:

– Truy thu số tiền mà đơn vị trốn đóng BHXH cho NLĐ.

– Tính lãi truy thu trên số tiền BHXH trốn đóng.

– Xử phạt người lao động và doanh nghiệp.

Người lao động đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện ở địa phương nhưng Doanh nghiệp không biết và vẫn đóng bảo hiểm dẫn đến việc đóng trùng. Vậy cần xử lý thế nào?

Trường hợp bị đóng trùng Bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần hướng dẫn  người lao động cầm Hợp đồng lao động và sổ Bảo hiểm xã hội về cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi người lao động đóng Bảo hiểm xã hội tự nguyện để yêu cầu giảm trùng thời gian đóng. Sau khi giảm trùng thì sẽ chốt lại thời gian đóng BHXH tự nguyện. Theo đó, doanh nghiệp thực  hiện đóng Bảo hiểm xã hội cho người lao động đúng theo Hợp đồng lao động mà hai bên đã  ký kết.

Yêu cầu người lao động cung cấp hồ sơ để báo tăng tham gia bảo hiểm xã hội

Khi khai tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội, người lao động cần cung cấp cho Doanh nghiệp những giấy tờ sau:

• Cung cấp sổ bảo hiểm xã hội (nếu có) để làm căn cứ báo tăng bảo hiểm
• Chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu: Đây là loại giấy tờ cần có để khai báo thông tin chung trong mẫu tờ khai TK0-TS.
• Thông tin sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú: chỉ yêu cầu người lao động cung cấp sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú trong trường hợp người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội. Bởi theo quy định, nếu người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình trong tờ khai TK01-TS. Đồng thời phải scan chứng minh thư hoặc căn cước công dân đính kèm trên hồ sơ 600 khi làm trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử hoặc gửi bản giấy nếu làm hồ sơ giấy.
• Giấy tờ khác chứng minh quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn: ví dụ người lao động thuộc hộ nghèo thì yêu cầu người lao động cung cấp giấy xác nhận hộ nghèo để doanh nghiệp làm hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế theo đối tượng người lao động tại công ty nhưng với mã quyền lợi của người thuộc hộ nghèo. Làm như trên sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động hơn.

Tra cứu mã số bảo hiểm xã hội nếu như người lao động chưa từng đóng bảo hiểm xã hội

Mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp mã số bảo hiểm. Theo đó, mỗi người lao động chỉ có một mã số được cấp theo thông tin giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Chính vì vậy, khi người lao động thông báo với bộ phận nhân sự là chưa từng đóng bảo hiểm xã hội và chưa có sổ bảo hiểm thì cần yêu cầu họ cung cấp thông tin về chứng minh thư, thẻ căn cước công dân để thực hiện nghiệp vụ tra cứu thông tin mã số bảo hiểm xã hội. Để tra cứu được mã số bảo hiểm, có rất nhiều cách làm nhưng trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn cách đơn giản nhất cho các bạn. Cụ thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Bảo hiểm xã hội Việt Nam: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Kê khai các thông tin yêu cầu của bảo hiểm xã hội

• Tỉnh/thành phố: chọn tỉnh/ thành phố như thông tin trên chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Quận/huyện: chọn quận/ huyện như thông tin trên chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Phường/xã: chọn phường/ xã như thông tin trên chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• CMND: điền số chứng minh hoặc số căn cước hoặc số hộ chiếu
• Họ tên: điền họ tên như trong giấy chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Ngày sinh: ghi rõ ngày tháng năm sinh
• Mã số bảo hiểm xã hội: ô này có thể không khai.
• Nhấn vào nút: tôi không phải là người máy.

Sau khi kê khai xong tất cả các thông tin nêu trên, nhấn nút tra cứu để tra mã số bảo hiểm xã hội của người lao động.

Cần lưu ý: Hiện nay, tất cả người lao động đều được cơ quan BHXH cấp mã số bảo hiểm. Vậy nên trường hợp không có mã số bảo hiểm xã hội là rất ít. Khi tra cứu cần linh hoạt tra cứu như sau:

• Nếu người lao động trước đó có chứng minh thư mà nay chuyển sang dùng căn cước công dân. Trường hợp tra mã số bảo hiểm theo căn cước công dân không thấy thông tin thì quay lại tra theo thông tin trên chứng minh thư.
• Trường hợp khi điền đầy đủ các thông tin đã nêu ở trên mà vẫn không ra mã số bảo hiểm của người lao động thì: bỏ mục huyện và xã không cần khai thông tin, chỉ cần khai thông tin mục tỉnh/thành phố. Sau đó nhấn tra cứu như bình thường.

Kết luận: Khi đã tra được mã số bảo hiểm xã hội của người lao động chuyển sang bước làm hồ sơ báo tăng lao động trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử (hoặc kê khai hồ sơ giấy). Trong quá trình kê khai mẫu Tk01-TS thì không phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình. Cần lưu ý: việc kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình chỉ áp dụng đối với trường hợp chưa có mã số bảo hiểm xã hội và khi chưa có mã số bảo hiểm cần gửi kèm chứng minh thư hoặc căn cước công dân của người lao động để cơ quan bảo hiểm xã hội có căn cứ cấp mã số bảo hiểm xã hội.