Cách thức xử lý chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất
Xin cho hỏi về về vấn đề: Cách thức xử lý chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất. Công ty tôi bị mất chứng từ, hóa đơn nhưng không biết phải xử lý như thế nào?
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn kê khai bổ sung thuế giá trị gia tăng
- Cách lập bảng kê hàng hóa bán ra kèm theo hóa đơn
- Xử lý hóa đơn với trường hợp hàng hóa trả lại
Tư vấn pháp luật doanh nghiệp:
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cách thức xử lý chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất đến Tổng đài tư vấn. Về cách thức xử lý chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất, Tổng đài xin tư vấn cho bạn như sau:
Trong quá trình kinh doanh, vận hành công ty thì công việc kế toán sẽ không tránh khỏi những sai sót. Một trong những sai sót thường gặp đó là việc bị mất chứng từ, hóa đơn của công ty. Vậy để xử lý chính xác trình tự theo qui định của pháp luật và theo chiều hướng có lợi cho công ty các bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau :
1. Xử lý trong trường hợp người bán làm mất hóa đơn: (bao gồm cả liên 1, liên 2, liên 3): – Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra (dù chưa lập hay đã lập): Lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
+ Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC).
+ Hoặc các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK —> Hóa đơn —> Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC)
– Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì tiến hành xử lý như sau:
+ Bên nào làm mất thì bên đó làm thông báo BC21/AC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
+ Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
+ Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hoá đơn. (Theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC)
– Mức phạt tiền đối với người bán làm mất hóa đơn GTGT đầu ra: liên 2 – liên giao cho khách hàng : Từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.
- Lưu ý :
– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn thì không bị phạt.
– Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. ( từ 500.000 đồng đến 1 triệu đồng – theo Điều 12 của Nghị định 105/2013/NĐ-CP).
(Nếu làm mất liên 1 hoặc liên 3 thì doanh nghiệp cũng bị xử phạt theo quy định của Nghị định 105/2013/NĐ-CP).
– Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
– Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
– Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn. Tại Điều 3 của Thông tư 10/2014/TT-BTC có quy định về nguyên tắc xử phạt là xử phạt theo hành vi (số lần làm mất) chứ không xử phạt theo số lượng hóa đơn bị mất).
Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172
Xử lý trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2:
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì :
– Bên làm mất làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
– Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
– Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.
- Mức phạt : do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 – đầu vào: từ 2 – 4 triệu ( Theo điểm 1, điều 12 của Thông tư 10/2014/TT-BTC).
- Lưu ý : Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
( Theo Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mới nhất có hiệu lực từ ngày 2/3/2014).
Trên đây là giải đáp về vấn đề: Cách thức xử lý chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm về chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất tại các bài viết:
Cách tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT
Mọi vấn đề, thủ tục còn vướng mắc về chứng từ, hóa đơn của công ty khi bị mất, xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.
