Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định mới?

Mục lục

Nội dung câu hỏi:

Tôi làm nhân sự tại một công ty. Theo tôi biết hiện nay có văn bản mới hướng dẫn về các thủ tục liên quan đến BHXH. Vậy công ty cho tôi hỏi văn bản này là gì và khi tôi chốt sổ BHXH cho người lao động thì hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những giấy tờ gì?

Tư vấn bảo hiểm xã hội:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Tổng đài tư vấn. Với trường hợp của bạn về hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội, chúng tôi xin trả lời cho bạn như sau:

Về văn bản hướng dẫn các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội:

Hiện nay, cơ quan bảo hiểm xã hội đã ban hành Công văn 4027/BHXH–ST để hướng dẫn công tác rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động. Theo đó, công văn hướng dẫn 2 nội dung chính sau:

+) Rà soát sổ bảo hiểm xã hội.

Cơ quan BHXH tỉnh/ huyện sẽ tổ chức rà soát sổ BHXH trên các thông tin sau:

– Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.

– Thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.

– Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

– Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.

– Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

Về phía đơn vị: Đơn vị sẽ nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cơ quan BHXH.

Về phía người lao động: Người lao động sẽ nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.
Đồng thời, nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ đơn vị (nếu có); bổ sung hồ sơ và gửi lại đơn vị.

+) Bàn giao sổ BHXH

Sau khi ra soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu thì cơ quan BHXH sẽ phối hợp với đơn vị bàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.

Hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động:

Bạn có thể căn cứ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/THU quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT. Theo đó, bên công ty bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ bìa/người)

– Các tờ rời sổ (nếu có);

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản)

Tư vấn bảo hiểm xã hội trực tuyến 24/7: 1900 6172

Lưu ý: Trên thực tế, Về việc nhận tờ rời BHXH qua bưu điện, theo quy định, đối với sổ BHXH của người lao động đã được cơ quan BHXH rà soát in tờ rời đến năm 2016, khi người lao động thôi việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, căn cứ hồ sơ báo giảm, cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo chuyển cho đơn vị để trả người lao động (người lao động không phải nộp lại sổ cho cơ quan BHXH). Như vậy, đối với sổ BHXH của người lao động đã được cơ quan BHXH rà soát in tờ rời đến năm 2016, khi người lao động thôi việc, đơn vị không cần phải nộp hồ sơ chốt sổ, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm in tờ rời chốt sổ chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

Trách nhiệm chốt sổ BHXH khi NLĐ nghỉ việc;

Căn cứ theo khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:

“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”

Mặt khác, căn cứ theo khoản 1 và khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động năm 2019 quy định:

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Như vậy, khi người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật thì đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị chốt sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH để chốt sổ và trả sổ cho bạn. Và trong thời gian 14 ngày thì công ty bạn sẽ phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho bạn và trường hợp đặc biệt thì có thể kéo dài hơn nhưng tối đa không quá 30 ngày.

Trên đây là giải đáp về vấn đề: Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau:

Mọi thắc mắc liên quan đến hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội; Bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được trực tiếp tư vấn, giải đáp.

Xem thêm: