Giải đáp tất cả những khúc mắc liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội

Phần giới thiệu:

Mỗi người lao động tham gia bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp mã số bảo hiểm xã hội và cấp sổ. Trong quá trình đóng bảo hiểm xã hội có rất nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến sổ bảo hiểm mà người lao động nếu như không nắm được quy định sẽ không xử lý được. Đôi khi hệ quả của việc này làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Do đó, trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn cụ thể 12 trường hợp liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội để người lao động biết cách xử lý khi gặp vướng mắc.

Luật sư tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cách đăng ký để được cấp sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 1 Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 thì sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội. Bên cạnh đó, Điều 23 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH quy định về việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động như sau:

Bước 01: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

Đối với Doanh nghiệp:

–  Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS) – Chỉ áp dụng đối với Doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu;

–  Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS)

–  Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

–  Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao) – Chỉ áp dụng đối với Doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu;

Đối với người lao động:

–  Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) (mỗi người lao động 1 bản)

–  Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

Lưu ý: Đối với người lao động chưa có sổ bảo hiểm xã hội thì khi báo tăng đề nghị cấp sổ BHXH kèm theo CCCD và sổ Hộ khẩu (nếu có)

Bước 02: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện theo địa chỉ đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.

Bước 03: Sau 3-5 ngày, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp và hoàn thành việc cấp sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động

Bước 04: Doanh nghiệp trả sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế để người lao động tự quản lý.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau: Hướng dẫn từ a-z thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp

Sổ bảo hiểm xã hội do ai quản lý

Theo Luật bảo hiểm xã hội năm 2006 (đã hết hiệu lực) thì người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Do đó, thực tế xảy ra là, doanh nghiệp lợi dụng việc này không trả sổ bảo hiểm cho người lao động khi nghỉ việc dẫn đến tình trạng người lao động không lấy được sổ để làm các chế độ bảo hiểm. Chính vì vậy, từ ngày 1/1/2016 theo Luật bảo hiểm xã hội 2014 (đang áp dụng) thì người lao động được cấp sổ bảo hiểm và quản lý sổ bảo hiểm. Khi nghỉ việc, người lao động chuyển sổ cho bộ phận nhân sự để chốt quá trình đóng.

Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là khi người lao động trực tiếp quản lý sổ sẽ dẫn đến việc đánh mất hoặc hư hỏng. Khi nghỉ việc thì phát hiện ra không có sổ bảo hiểm để chốt. Nhưng hiện này, hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử lưu trữ quá trình hồ sơ điện tử. Do đó, quá trình đóng của người lao động vẫn lưu trên hệ thống, nếu mất số chỉ cần làm hồ sơ cấp lại là được.

Cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội

Việc tra cứu mã số bảo hiểm xã hội liên quan đến việc đăng ký cấp sổ bảo hiểm. Nếu người lao động đã có mã số bảo hiểm xã hội khi đơn vị kê khai cấp sổ bảo hiểm thì không phải kê khai phục lục thành viên hộ gia đình trong tờ khai Tk01-TS. Đối với người lao động chưa có mã thì buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình và đính kèm file ảnh chứng minh thư. Do đó, trước khi báo tăng lao động tham gia bảo hiểm doanh nghiệp cần tra cứu mã số bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, trong quá trình đóng bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp, người lao động muốn theo dõi quá trình đóng bảo hiểm xã hội với mục đích xem doanh nghiệp có đóng bảo hiểm xã hội cho mình đầy đủ không? Vậy việc tra cứu mã số BHXH thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link:

https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Khai thông tin tra cứu, cụ thể:

Cần kê khai các thông tin:

• Tỉnh/thành phố: là tỉnh thành phố thường trú (quê quán trong giấy khai sinh hoặc trong chứng minh, căn cước)
• Quận/huyện: Là quận/huyện thường trú (trong giấy khai sinh hoặc chứng minh thư, căn cước)
• Phường, xã: là phường, xã thường trú (trong giấy khai sinh hoặc chứng minh thư)
• CMND: Nhập số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân
• Họ tên: Điền họ tên như trong chứng minh thư
• Ngày sinh: Điền ngày tháng năm sinh
• Mã số BHXH: Không phải điền
• Xác nhận: Tôi không phải người máy.

Sau đó, nhấn nút tra cứu. Hệ thống sẽ hiện ra kết quả.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau: Hướng dẫn cách tự tra cứu mã số bảo hiểm xã hội cho người lao động

Sổ bảo hiểm xã hội bị mất, bị thất lạc, hư hỏng thì phải làm sao

Căn cứ Điều 27 và Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH/2017 quy định về trình tự thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất như sau:

Bước 1: Người lao động cần chuẩn bị hồ sơ gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

Bước 2: Nộp hồ sơ tới bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đơn vị mà người lao động đang làm việc để đề nghị cấp lại sổ.

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ. Trong thời gian không quá 10 ngày kể từ nhận đủ hồ sơ, người lao động sẽ được nhận sổ BHXH mới. Trường hợp phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm thì không được quá 45 ngày.

Lưu ý: khi người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị đang làm việc. Đơn vị sẽ thực hiện kê khai hồ sơ điện tử để cấp lại sổ theo Hồ sơ 607, cụ thể:

Trường hợp 01: Cấp lại sổ BHXH khi NLĐ chỉ làm trong địa bàn 01 tỉnh. Đối với trường hợp này thì trong ô nội dung, yêu cầu đề nghị chỉ cần ghi là: Đề nghị cấp lại sổ BHXH do bị mất, hỏng mà không cần kê khai chi tiết quá trình đóng vì trong cùng địa bàn tỉnh thì cơ quan BHXH sẽ tra cứu được thông tin.

Trường hợp 02: Cấp lại sổ BHXH khi người lao động làm ở nhiều địa bàn tỉnh khác nhau. Đối với trường hợp này, khi kê khai hồ sơ để cấp lại sổ thì cần ghi chi tiết thời gian, quá trình đóng bảo hiểm để cơ quan bảo hiểm xã hội có căn cứ cấp lại sổ. Nếu không kê khai chi tiết sẽ bị trả hồ sơ.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau: Thủ tục cấp lại sổ BHXH do bị mất mới nhất năm 2024

Khi người lao động nghỉ việc ở công ty có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không

Căn cứ điểm a Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 thì khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động. Ngoài ra, tại Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi người lao động nghỉ việc là phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp, người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội mà phải thông qua doanh nghiệp để xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội.

CÁCH CHỐT SỔ BHXH KHI NGHỈ NGANG Ở CÔNG TY

Mất sổ bảo hiểm xã hội có thể chốt sổ được không

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH thì hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội yêu cầu phải có sổ bảo hiểm. Vậy nếu người lao động mất sổ thì phải thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất như mục 4. nêu trên. Sau khi cấp lại sổ bảo hiểm, đơn vị cần thực hiện các bước như sau để chốt sổ bảo hiểm cho người lao động:

Bước 1: Báo giảm người lao động tham gia bảo hiểm. Hồ sơ báo giảm lao động có thể thực hiện trên phần mềm bảo hiểm hoặc bằng hồ sơ giấy. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-LT);
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

Lưu ý: Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội trả hồ sơ báo giảm thành công lao động nghỉ việc, khi đó doanh nghiệp chuyển sang bước chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Bước 02: Đơn vị chuẩn bị bộ hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội và gửi lên cơ quan bảo hiểm xã hội chuyên quản để được giải quyết. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Sổ bảo hiểm xã hội;

Trong thời hạn từ 3 ngày đến 7 ngày làm việc, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Có thể dùng sổ bảo hiểm ở công ty cũ để đóng bảo hiểm ở công ty mới hay là cấp sổ bảo hiểm xã hội mới

Khi nghỉ việc ở công ty cũ, rất nhiều người lao động băn khoăn về việc có nên dùng sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ để đem sang công ty mới đóng tiếp bảo hiểm hay là đề nghị công ty mới làm thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội mới? Trên thực tế, do người lao động không hiểu biết cũng như sự thiếu trách nhiệm của bộ phần nhân sự công ty dẫn đến việc cấp ồ ạt nhiều sổ bảo hiểm xã hội cho một người lao động. Hệ quả của việc cấp nhiều sổ làm cho cơ quan bảo hiểm xã hội khó quản lý, người lao động khó giải quyết các hồ sơ và ảnh hưởng quyền lợi. Bời: theo Điều 18 và Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một sổ bảo hiểm để sử dụng. Do đó, khi chuyển công việc, người lao động vẫn sử dụng sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ để tiếp tục đóng tiếp ở công ty mới.

Lưu ý: Ngay sau khi nghỉ việc, người lao động cần yêu cầu người sử dụng lao động chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động không lấy sổ bảo hiểm khi nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi và khó khăn trong việc chốt sổ bảo hiểm ở những công ty làm sau này.

Có phải thay đổi sổ bảo hiểm xã hội khi thay đổi chứng minh thư sang căn cước công dân

Căn của tại Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH thì cơ quan bảo hiểm xã hội chỉ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp: mất, hỏng;  gộp, thay đổi số sổ; họ tên; ngày tháng năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BH thất nghiệp chưa hưởng.

Do đó, thông tin chứng minh thư nhân dân hay thẻ căn cước công dân là một trong các tiêu thức quản lý đối tượng trong cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Chính vì vậy, việc thay đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân không phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhưng phải điều chỉnh thông tin trên sổ. Theo đó, đơn vị cần lập biểu mẫu TK01-TS (tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ban hành theo QĐ 888/QĐ-BHXH) nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi người lao động đang tham gia để điều chỉnh thông tin trên cơ sở dữ liệu điện tử của bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Làm sao để nhận Bảo hiểm xã hội một lần khi mất sổ

Người lao động nghỉ việc đã được doanh nghiệp trả sổ bảo hiểm để tự quản lý. Tuy nhiên, trong quá trình cất giữ và chờ nghỉ việc sau 1 năm thì người lao động đánh mất sổ. Vậy không có sổ bảo hiểm xã hội thì có lãnh được bảo hiểm xã hội một lần hay không bởi trong bộ hồ sơ lãnh BHXH 1 lần có yêu cầu phải có sổ bảo hiểm xã hội. Vậy, người lao động cần phải làm hồ sơ để xin cấp lại sổ, cụ thể:

Bước 1: Người lao động chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Chứng minh thư hoặc căn cước công dân
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Đơn xác nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương nơi người lao động thường trú về việc chưa lãnh BHXH một lần.

Bước 2: Người lao động nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đóng bảo hiểm xã hội cuối cùng.

Bước 3: Cơ quan bảo  hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ, xem xét cấp lại sổ bảo hiểm cho người lao động. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Sau khi được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, bạn cần thực hiện theo các bước như sau để lãnh bảo hiểm xã hội một lần

Bước 1: người lao động chuẩn bị một bộ hồ sơ, bao gồm:

• Sổ Bảo hiểm xã hội;
• Chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác có ảnh
• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú
• Các giấy tờ khác để chứng minh bạn đã đủ điều kiện nhận bảo hiểm xã hội một lần như: Giấy chứng nhận giám định sức khỏe mà bị suy giảm 81% khả năng lao động và không thể tự phục vụ được; hồ sơ bệnh án; giấy tờ chứng minh việc ra nước ngoài định cư….

Bước 2: Người lao động nộp hồ sơ nêu trên đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi thường trú theo sổ hộ khẩu hoặc tạm trú theo sổ tạm trú để được giải quyết chế độ.

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải giải quyết hồ sơ và chi trả chế độ. Nếu từ chối phải có văn bản ghi rõ lý do từ chối.

Khi đã nhận bảo hiểm xã hội một lần mà muốn đi làm lại thì có được cấp sổ bảo hiểm xã hội mới không?

Khi làm hồ sơ thanh toán tiền bảo hiểm xã hội một lần, người lao động rất lúng túng về việc khi nhận tiền xong cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi sổ bảo hiểm và không cấp lại bìa sổ mới cho người lao động. Vậy sau nay muốn tham gia bảo hiểm tiếp thì phải làm thế nào? Thực hiện báo cấp sổ bảo hiểm xã hội mới hay là cấp sổ bảo hiểm mới hoàn toàn? Vậy phải làm sao?

Cách giải quyết:

Căn cứ Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH/2017 thì trường hợp người lao động nhận bảo hiểm xã hội một lần mà còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng thì cơ quan bảo hiểm xã hội khi thanh toán chế độ bảo hiểm xã hội một lần cho người lao động đồng thời cấp bìa sổ ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp của người lao động vào sổ. Vậy, sau này, nếu người lao động tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội tại các đơn vị khác thì cầm sổ bảo hiểm để tiếp tục tham gia.

Nếu người lao động nhận bảo hiểm xã hội mà không còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện thu hồi sổ bảo hiểm. Sau này, nếu người lao động tiếp tục đóng bảo hiểm thì khai báo mã số bảo hiểm xã hội cũ cho đơn vị. Đơn vị thực hiện báo tăng lao động theo mã số bảo hiểm xã hội đó và đề nghị cấp sổ bảo hiểm cho người lao động.

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Điều 18 và Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một sổ bảo hiểm để sử dụng. Tuy nhiên, do quá trình thay đổi công việc cũng như hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội chưa chặt chẽ nên những năm trước đây, một người lao động được cấp rất nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Dẫn đến tính trạng, một người lao động không những có một sổ bảo hiểm mà có thể có đến 2 sổ, 3 sổ, 4 sổ. Vậy, khi có nhiều sổ bảo hiểm xã hội thì phải thực hiện thủ tục gộp sổ thế nào?

Căn cứ khoản 31 Điều 1 Quyết định 505 sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH thì thực hiện theo các bước sau

Bước 1: Người lao động chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, Bảo hiểm y tế theo mẫu TK01-TS;
• Các sổ Bảo hiểm xã hội đề nghị gộp;
• Bảng kê hồ sơ theo mẫu D01-TS;

Bước 2: Người lao động chuẩn bị hồ sơ và nộp cho người sử dụng lao động hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi người lao động tham gia.

Bước 3: Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và xử lý, trả kết quả cho người lao động.

Trong thời hạn  không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì cơ quan BHXH phải thực hiện gộp sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Tuy nhiên, trong quá trình gộp sổ cần lưu ý:

– Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động.

– Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Sổ bảo hiểm xã hội bị trùng thời gian đóng phải làm sao? (giảm trùng bảo hiểm xã hội)

Khi người lao động ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động thì phải đóng bảo hiểm xã hội. Theo Khoản 4 Điều 85 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 nếu một người lao động cùng lúc giao kết hai hay nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì sẽ đóng bảo hiểm xã hội theo Hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu điều này, dẫn đến việc một người lao động được nhiều người sử dụng lao động cùng đóng bảo hiểm xã hội trong cùng một thời điểm. Khi đó, thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động sẽ bị trùng. Bởi tại một thời điểm thì người lao động chỉ được tham gia bảo hiểm xã hội tại một đơn vị sử dụng lao động.

Nguyên tắc giảm trùng: Người lao động đóng trùng thời gian bảo hiểm ở đơn vị nào thì đơn vị đó phải làm hồ sơ giảm trùng. Do đó, người lao động không thể tự giảm trùng hoặc hoặc nhờ đơn vị khác không phải đơn vị đóng trùng làm hồ sơ.

Cách giảm trùng được thực hiện theo 02 bước như sau:

Bước 1: Xác định doanh nghiệp có trách nhiệm làm hồ sơ giảm trùng cho người lao động. Theo đó, xác định người lao động ký bản hợp đồng lao động đầu tiên với đơn vị nào thì đơn vị đó đóng bảo hiểm. Đơn vị ký sau mà đóng bảo hiểm thì đơn vị sau phải làm hồ sơ giảm trùng cho người lao động.

Ví dụ: Chị A vào làm việc ở công ty X từ tháng 9/2019 ký hợp đồng lao động 3 năm và đóng BHXH từ tháng 12/2019. Đến tháng 4/2020 chị A ký tiếp hợp đồng lao động với công ty OL. Theo đó, công ty OL không biết rằng chị A đã ký hợp đồng và đóng BHXH ở công ty X từ tháng 12/2019. Do đó, dẫn đến việc 02 bên đóng trùng BHXH.

Vậy, trong trường hợp này, theo Khoản 4 Điều 85 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 thì chị A phải đóng BHXH ở công ty đầu tiền mà chị A giao kết hợp đồng là công ty X còn công ty OL là công ty thứ 2 chị A giao kết nên công ty thứ OL không phải đóng bảo hiểm. Vậy trách nhiệm giảm trùng là của công ty OL.

Bước 2: đơn vị đóng trùng sẽ làm hồ sơ giảm trùng bao gồm: Công văn đề nghị giảm trùng, Mẫu D02-TS. Theo đó, trong công văn đơn vị cần ghi rõ lý do giảm trùng  và mẫu D02-TS sẽ báo giảm thời gian trùng.

HƯỚNG DẪN CÁCH GIAIRM TRÙNG ĐÓNG BHXH

 

Lưu ý: Đơn vị có thể làm hồ sơ báo giảm trùng trên phần mềm điện tử, phương án giảm trùng là giảm nguyên lương.

Ví dụ: Vẫn ví dụ của chị A nêu trên. Công ty OL đóng bảo hiểm cho chị A từ tháng 4/2020 đến 10/2020 thì dừng. Chị A vẫn làm ở công ty X hết 03 năm hợp đồng. Khi đó, công ty OL phải báo giảm trùng thời gian đóng bảo hiểm cho chị A từ tháng 4/2020 đến 10/2020.