Hướng dẫn từ a-z thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp

Mục lục

Nội dung câu hỏi:

Chào anh chị, Công ty của em mới thành lập vào 11/12. Hiện nay bên em đang sử dụng 5 lao động và 01 lao động nước ngoài. Vậy bây giờ em cần làm thủ tục như thế nào để đóng Bảo hiểm cho NLĐ của Công ty ạ. Mong anh chị hướng dẫn chi tiết giúp em, em xin cảm ơn ạ.

Luật sư tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn về Thủ tục tham gia đóng BHXH lần đầu cho Doanh nghiệp mới thành lập đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Do Công ty bạn mới thành lập nên chưa được cấp mã đơn vị tham gia Bảo hiểm xã hội. Vì thế, bạn cần làm thủ tục để cấp mã đơn vị, sau đó Bạn có thể về kê khai hồ sơ điện tử trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội để làm thủ tục. Đối với người lao động nước ngoài, bạn phải thực hiện thủ tục xin cấp mã riêng cho người nước ngoài và khai tăng Bảo hiểm. Vậy, để tham gia bảo hiểm xã hội bạn cần thực hiện các bước như sau:

Thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu;

(1) Doanh nghiệp bạn ở thành phố Hà Nội;

Nếu Doanh nghiệp bạn có đăng ký kinh doanh tại thành phố Hà Nội thì bạn có thể xin cấp mã đơn vị Online mà không phải đến trực tiếp tại cơ quan BHXH để nộp hồ sơ giấy. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

Bước 01: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm BHXH để mua Phần mềm BHXH hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm BHXH miễn phí trên dịch vụ Công.

Nếu bạn muốn dùng phần mềm BHXH thì liên hệ số điện thoại: 0977083223 – Mrs Đoàn Lan (cung cấp và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến Phần mềm BHXH).

Bước 02: Nhà cung cấp phần mềm BHXH sẽ cấp cho Doanh nghiệp tài khoản đăng nhập để sử dụng phần mềm hoặc nếu dùng Phần mềm BHXH miễn phí trên dịch vụ công thì thực hiện tao tác cấp tài khoản.

Bước 03: Đăng ký xin cấp mã đơn vụ trên phần mềm Bảo hiểm xã hội (nếu Doanh nghiệp mua phần mềm BHXH tại các nhà cung cấp thì sẽ được các nhà cung cấp hỗ trợ cấp mã, nếu tự làm trên trang BHXH dịch vụ công thì phải tự thực hiện)

Bước 04: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Bước 05: Sau khi Doanh nghiệp được cấp mã đơn vị thì thực hiện kê khai việc tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn kê khai lao động trên Phần mềm BHXH điện tử

(2) Doanh nghiệp bạn ở tỉnh/thành phố khác không phải là Hà Nội;

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải làm bộ hồ sơ giấy xin cấp mã đơn vị lần đầu tại cơ quan BHXH. Hồ sơ đầy đủ cần có là: Mẫu tờ khai TK03, D02-LT, D01-TS, Tk01-TS, Đăng ký kinh doanh bản sao chứng thực. Tuy nhiên, Doanh nghiệp bạn có thể liên hệ với cán bộ BHXH để xin làm tờ khai TK03-TS để cấp mã lần đầu sau đó về làm hồ sơ kê khai điện tử trên phần mềm BHXH. Các bước thực hiên như sau:

Bước 01: Doanh nghiệp bạn chuẩn bị bộ hồ sơ gồm có:

Đối với Doanh nghiêp:

– Giấy chứng nhận đăng ký thành lập Doanh nghiệp (bản sao chứng thực)

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) (Hướng dẫn điền mẫu TK3-TS cho doanh nghiệp lần đầu đóng BHXH)

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) (Cách lập mẫu D02-LT để khai báo tăng lao động)

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (Hướng dẫn điền mẫu D01-TS khi làm hồ sơ truy thu BHXH)

Đối với Người lao động:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); (Kê khai mẫu TK1-TS cho NLĐ tham gia đóng BHXH lần đầu)

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 Quyết định 595/QĐ-BHXH;

– Đăng ký kinh doanh bản sao chứng thực;

Bước 02: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện/quận nơi công ty bạn đặt trụ sở;

Bước 03: Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả kết quả là mã đơn vị;

Bước 04: Đơn vị mua phần mềm BHXH hoặc sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội miễn phí trên dịch vụ công để thực hiện khai báo lao động;

Như vậy, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nêu trên để xin cấp mã đơn vị tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu. Tuy nhiên, trên thực tế: Do hiện nay Bảo hiểm xã hội Việt Nam triển khai Bảo hiểm điện tử nên việc làm hồ sơ, tham gia BHXH lần đầu đối với các Doanh nghiệp đều thực hiện trên phần mềm Bảo hiểm. Vì thế, trước khi nộp hồ sơ xin cấp Mã đơn vị, bạn có thể liên hệ với số điện thoại Bảo hiểm xã hội huyện và xin chỉ nộp Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (TK03-TS) và Giấy chứng nhận đăng ký thành lập Doanh nghiệp (bản sao chứng thực) để cấp mã. Sau đó, xin phép sau khi được cấp mã đơn vị thì Doanh nghiệp sẽ làm hồ sơ tham gia BHXH lần đầu trên phần mềm BHXH.

Lưu ý: Đúng thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu sẽ cần đầy đủ những giấy tờ nêu tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, tuy nhiên, một số cơ quan BHXH linh hoạt cho phép Doanh nghiệp chỉ cần làm tờ khai TK3-TS để cấp mã đơn vị, sau đó thì về làm hồ sơ điện tử. Bởi việc làm hồ sơ điện tử sẽ nhanh gọn và đơn giản hơn rất nhiều so với soạn mẫu hồ sơ giấy.

(3) Hướng dẫn cấp mã tham gia BHXH cho người nước ngoài;

– Nếu đơn vị bạn sử dụng phần mềm miễn phí của cơ quan BHXH thì sẽ không thể tự cấp online trên PM BHXH được mà cần phải làm hồ sơ giấy để cấp như thủ tục hướng dẫn ở trên. Bạn tham khảo thêm cách làm tại bài viết sau: Hướng dẫn cấp mã cho người nước ngoài trên Bảo hiểm xã hội Việt Nam

– Nếu đơn vị bạn sử dụng phần mềm BHXH của các nhà cung cấp khác trên thị trường (có mất phí) thì có thể liên hệ với nhà cung cấp để nhờ hỗ trợ cấp mã cho người nước ngoài.

Trên hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử nói chung sẽ có mục thực hiện đăng ký, bổ sung, ngừng giao dịch điện tử. Việc xin cấp mã cho người nước ngoài sẽ được thực hiện tại mục đăng ký giao dịch điện tử. Nếu như bạn không biết cách làm thì có thể liên hệ nhờ các nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ cấp mã cho người nước ngoài. Các bước thực hiện như sau:

(1) Làm hồ sơ xin cấp mã cho người nước ngoài trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội;

(2) Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ điện tử và xử lý cấp mã;

(3) Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả mã Bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài qua hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội hoặc Email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý: Mã đơn vị Doanh nghiệp được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các Người lao động Việt Nam tại Doanh nghiệp của bạn, còn mã Bảo hiểm xin cấp ở cho Người nước ngoài được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các người lao động nước ngoài làm việc ở Doanh nghiệp bạn. Do đó, khi làm thủ tục đóng BHXH cho người Việt Nam thì bạn sẽ sử dụng mã đơn vị cấp cho người lao động Việt Nam, còn khi làm thủ tục kê khai đóng BHXH cho người nước ngoài sẽ sử dụng mã bảo hiểm được cấp cho Người lao động nước ngoài.

Ngoài ra, phần mềm bảo hiểm mua ở các nhà cung cấp sẽ mất phí hằng năm, nếu bạn xin cấp mã cho người nước ngoài này sẽ bị thu thêm 01 lần phí nữa. Còn nếu bạn làm trên trang dịch vụ công (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index) là hoàn toàn miễn phí.

Nếu cần hỗ trợ các thủ tục liên quan đến việc tham gia BHXH lần đầu: từ hồ sơ, thủ tục, tư vấn phương án… Bạn có thể liên hệ số điện thoại zalo: 0977083223 – Đoàn Lan (hỗ trợ tư vấn và làm dịch vụ).

Thực hiện kê khai thông tin người lao động trên phần mềm BHXH

Mỗi một phần mềm BHXH sẽ có cách thiết kế khác nhau nhưng nội dung phải theo quy chuẩn của Bảo hiểm xã hội. Do đó, dưới đây là cách hướng dẫn kê khai lao động trên Phần mềm miễn phí của BHXH Việt Nam, các phần mềm khác cũng có thể tham khảo tương tự để làm:

Khi thêm thông tin lao động trên bất kỳ phần mềm BHXH nào đều có 04 phần phải kê khai đó là: (1) Phần thông tin chung; (2) Phần thông tin tham gia BHXH, BHYT; (3) Phần quá trình tham gia BHXH, BHYT; (4) Phần thành viên hộ gia đình. Theo đó, khi kê khai, Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ theo hướng dẫn sau:

(1) Phần thông tin chung: Khi kê khai các nội dung cần lưu ý:

– Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động đang kê khai;

– Mã NLĐ: Đây là mã do đơn vị tự tạo và tự quản lý, do đó, Doanh nghiệp có thể kê khai hoặc bỏ qua;

– Tình trạng: Đây là trạng thái người lao động như đang kê khai; đang nghỉ KL, đang ốm đau hoặc đang thai sản….. Doanh nghiệp có thể chọn tương ứng để quản lý.

– Ngày sinh: Ghi chi tiết ngày tháng năm sinh của người lao động, chọn định dạng phù hợp ngày/tháng/năm hoặc tháng/năm hoặc chỉ có năm sinh.

– Giới tính: Chọn nam hoặc nữ;

– Phần Quốc tịch, dân tộc: Ghi đầy đủ theo thông tin chứng minh thư/căn cước công dân

– Email và số điện thoại: Phần email không có thì bỏ qua nhưng số điện thoại là bắt buộc kê khai nhằm phục vụ cho việc tra cứu thông tin BHXH sau này. Do đó, cần kê khai chính xác số điện thoại và email của người lao động đó mà không được để theo số điện thoại hay email của công ty;

– Phòng ban/chức vụ/địa chỉ làm việc: ghi đầy đủ các thông tin. Lưu ý phần chức vụ phải ghi rõ là nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán… Nếu chỉ ghi “nhân viên” thì bên BHXH nhiều nơi sẽ từ chối vì chức vụ không rõ ràng.

– Vùng sinh sống: Mục này có thể bỏ qua;

– Số CMND/CCCD/HC, ngày cấp, nơi cấp: Điền đầy đủ theo số căn cước công dân, nếu NLĐ không có căn cước công dân thì yêu cầu về Công an địa phương xin mã định danh để thực hiện kê khai.

– Địa chỉ khai sinh (nguyên quá): Ghị nơi khai sinh theo thông tin căn cước công dân hoặc sổ hộ khẩu;

– Địa chỉ thường trú: ghi theo địa chỉ trên sổ hộ khẩu;

– Địa chỉ liên hệ: là địa chỉ mà cơ quan BHXH sẽ gửi hồ sơ hoặc liên hệ với người lao động do đó, có thể ghi theo địa chỉ bất kỳ đâu mà người lao động mong muốn. Tuy nhiên, nên ghi theo địa chỉ thường trú.

(2) Thông tin vị trí làm việc và loại hợp đồng lao động:

– Tại mục thông tin vị trí việc làm: nếu người lao động thuộc đối tượng nhà quản lý thì điền vào cột nhà quản lý, nếu người lao đọng là chuyên viên bậc cao thì điền vào cột chuyên viên bậc cao, nếu người lao động là chuyên viên bậc trung thì điền vào cột chuyên viên bậc trung, nếu thuộc trường hợp khác thì điền vào cột ngành nghề khác.

– Tại mục thông tin hợp đồng lao động: Người lao động thuộc loại hợp đồng nào thì điền thông tin vào loại hợp đồng đó.

(3) Phần thông tin tham gia BHXH, BHYT:

– Số sổ BHXH = Mã BHXH: ghi mã số BHXH của người lao động, nếu họ chưa có mã BHXH thì có thể xem 10 số cuối trên thẻ BHYT hoặc tra cứu tại trang sau: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

– Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Ngày hiệu lực, Ngày ký: Ghi các thông tin theo Hợp đồng lao động đã ký với người lao động;

– Tiền lương/Hệ số lương: Ghi mức tiền lương theo Hợp đồng lao động của người lao động

– Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp thâm niên, phụ cấp thâm niên nghề: những khoản phụ cấp này chỉ áp dụng với đối tượng làm hưởng lương hệ số nhà nước. Nếu Doanh nghiệp kê theo mức lương sẽ không điền những ô này.

– Phụ cấp lương, những khoản bổ sung khác: Nếu có thì ghi, không có thì bỏ trống

– Tỷ lệ đóng: chọn 32%

– Lương tối thiểu vùng: Chọn vùng lương theo địa chỉ trụ sở của công ty theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP;

– Nơi khám chữa bệnh ban đầu: lựa chọn bệnh viện nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người lao động;

(3) Phần quá trình tham gia BHXH, BHYT:

(Phần này không bắt buộc kê khai nên có thể bỏ qua)

(4) Phần thành viên hộ gia đình:

Nếu người lao động đã có mã BHXH thì không phải kê khai, nếu người lao động chưa có mã BHXH hoặc có mã BHXH rồi nhưng chưa đồng bộ thì bắt buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình.

– Thông tin chung: điền thông tin mã hộ gia đình (nếu tra được mã), họ tên chủ hộ theo sổ hộ khẩu, số điện thoại của chủ hộ, loại giấy tờ: chọn loại giấy tờ làm căn cứ kê khai như sổ hộ khẩu, sổ tạm trú…; ghi số giấy tờ vào cột số giấy tờ.

– Địa chỉ hộ khẩu: ghi địa chỉ hộ khẩu theo như thông tin trên sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú ghi đầy đủ từ thôn, xóm,xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố;

– Phần bảng để kê khai các thành viên trong hộ gia đình: Lưu ý trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú có những thành viên nào thì phải kê khai đầy đủ

Hướng dẫn báo tăng lao động trên phần mềm BHXH mẫu 600

Phần dưới đây là hướng dẫn báo tăng lao động mẫu 600 trên phần mềm miễn phí của BHXH Việt Nam, cụ thể:

Bước 01: Ban truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

Bước 02: Bạn thực hiện đăng nhập tài khoản trên phần mềm Bảo hiểm xã hội

– Tên đăng nhập: Mã số thuế đơn vị bạn

– Mật khẩu: là mật khẩu do BHXH VN gửi cho bạn vào email

– Mã captra: nhập mã captra

Bước 03: Sau khi đăng nhập xong, nhận chọn mục “Kê khai hồ sơ” và chọn “Danh sách thủ tục”

Bước 04: Tìm chọn hồ sơ 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Bước 05: Chọn tháng kê khai và kỳ kê khai.

Bước 06: Nhấn chọn lao động để thêm người lao động mà bạn muốn báo tăng vào hồ sơ (Mẫu D02-LT), Đồng thời tại mục phân loại chọn “Tăng lao động”

Bước 07: Trong Mẫu D02-LT điền các thông tin:

Phương án (cột B): Chọn phương án Tăng mới (TM) hoặc phương án tăng mới hợp đòng (TH)

Vị trí làm việc (Cột 9, 10, 11, 12),

Đã có sổ: nếu NLĐ đã có sổ BHXH thì tích vào ô đã có sổ (Cột 13)

Mã vùng lương tối thiểu (cột 18): Chọn vùng lương tương ứng

Hệ số lương/mức lương (cột 19): Điền mức lương đóng BHXH của NLĐ

Phụ cấp (từ cột số 20 – 24): Nếu người lao động có phụ cấp thì điền tương ứng vào các cốt

Loại và hiệu lực của Hợp đồng (từ cột số 27 -31): NLĐ ký loại Hợp đồng nào thì điền tương ứng vào cột đó

Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng và Thời điểm đơn vị kết thúc đóng (cột 32 và cột 33): Điền tháng mà đơn vị bạn muốn báo tăng

Ghi chú (cột 36): Điền thông tin số hiệu Hợp đồng lao động

Bước 8: Bạn kéo chuột xuống cuối mẫu D02-LT, điền số thẻ BHYT và sổ BHXH đề nghị cấp

Bước 9: Trường hợp báo tăng lao động muộn thì cần kê Bảng kê thông tin mẫu D01-TS, up hồ sơ đính kèm tại mục “Hồ sơ đính kèm”

Bước 10: Sau khi kê khai xong, nhấn lưu hồ sơ.

Bước 11: Nhấn “kê khai” để nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Cơ quan BHXH duyệt hồ sơ và thông báo đơn vị đóng BHXH;

Sau khi đơn vị gửi hồ sơ báo tăng lao động trên phần mềm BHXH thì sẽ có email xác nhận. Sau 5-7 ngày cơ quan BHXH sẽ duyệt báo tăng và thông báo về việc đóng tiền BHXH cho NLĐ. Đơn vị hoàn thành tiền đóng và hoàn tất việc báo tăng lao động.

Nếu trong quá trình giải quyết có vấn đề vướng mắc gì về hướng dẫn điền mẫu D01-TS khi làm hồ sơ truy thu BHXH, bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.

Xem thêm: