Hướng dẫn cấp mã cho người nước ngoài trên Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Mục lục

Nội dung câu hỏi:

Chào anh chị, tôi đang quản lý mảng bảo hiểm xã hội tại Doanh nghiệp. Hiện nay Doanh nghiệp tôi có người lao động nước ngoài vào làm việc tại Doanh nghiệp và chúng tôi muốn đóng BHXH. Như tôi tìm hiểu thì phải xin cấp 1 mã đơn vị riêng cho đối tượng người nước ngoài, sau khi có mã thì mới làm thủ tục báo tăng bảo hiểm cho họ. Xin hướng dẫn tôi ạ.

Luật sư tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn về Hướng dẫn cấp mã cho người nước ngoài trên Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Đối với các phần mềm Bảo hiểm xã hội khác thì việc cấp mã đơn vị cho người lao động nước ngoài để tham gia Bảo hiểm xã hội tại Doanh nghiệp Việt Nam thì có thể thực hiện Online trên Phần mềm. Tuy nhiên, đối với Phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam (được cung cấp bởi Bảo hiểm xã hội Việt Nam) thì không tích hợp việc cấp mã đơn vị cho người nước ngoài trên phần mềm.

Hiện nay, mã đơn vị của người nước ngoài được cấp thực hiện như sau:

– Cấp mã IC: Đối với người lao động nước ngoài thuộc đối tượng tham gia BHXH và BHYT;

– Cấp mã BW: Đơn vị có người lao động nước ngoài chỉ thuộc đối tượng tham gia BHYT;

Do bạn không nói rõ là đơn vị bạn đang sử dụng hệ thống phần mềm nào nên chúng tôi hướng dẫn 02 cách cho 02 trường hợp như sau:

Thủ tục để xin cấp mã đơn vị cho người nước ngoài tham gia BHXH

+) Nếu đơn vị bạn sử dụng PM BHXH miễn phí của BHXH Việt Nam

Bước 01: Đơn vị chuẩn bị 01 bộ hồ sơ giấy gồm có:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS);

– Đăng ký kinh doanh của đơn vị bạn (bản sao chứng thực);

Bước 02: Đơn vị bạn nộp bộ hồ sơ nêu tại Bước 01 đến cơ quan Bảo hiểm xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở để xin cấp mã đơn vị.

Hình thức gửi hồ sơ: Có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện

Bước 03: Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và xử lý theo đúng quy định của pháp luật

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 – 05 ngày làm việc

Bước 04: Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ trả mã đơn vị cho Công ty bạn qua email đã đăng ký hoặc gửi qua bưu điện

Bước 05: Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội trả mã đơn vị, công ty bạn thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch điện tử đối với mã đơn vị mới.

+) Nếu đơn vị bạn dùng PM BHXH của các nhà cung cấp khác;

Trên hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử nói chung sẽ có mục thực hiện đăng ký, bổ sung, ngừng giao dịch điện tử. Việc xin cấp mã cho người nước ngoài sẽ được thực hiện tại mục đăng ký giao dịch điện tử. Nếu như bạn không biết cách làm thì có thể liên hệ nhờ các nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ cấp mã cho người nước ngoài. Các bước thực hiện như sau:

(1) Làm hồ sơ xin cấp mã cho người nước ngoài trên Phần mềm Bảo hiểm xã hội;

(2) Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ điện tử và xử lý cấp mã;

(3) Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả mã Bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài qua hệ thống phần mềm Bảo hiểm xã hội hoặc Email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý: Mã đơn vị Doanh nghiệp được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các Người lao động Việt Nam tại Doanh nghiệp của bạn, còn mã Bảo hiểm xin cấp ở cho Người nước ngoài được hiểu như 1 mã định danh để quản lý các người lao động nước ngoài làm việc ở Doanh nghiệp bạn. Do đó, khi làm thủ tục đóng BHXH cho người Việt Nam thì bạn sẽ sử dụng mã đơn vị cấp cho người lao động Việt Nam, còn khi làm thủ tục kê khai đóng BHXH cho người nước ngoài sẽ sử dụng mã bảo hiểm được cấp cho Người lao động nước ngoài.

Ngoài ra, phần mềm bảo hiểm mua ở các nhà cung cấp sẽ mất phí hằng năm, nếu bạn xin cấp mã cho người nước ngoài này sẽ bị thu thêm 01 lần phí nữa. Còn nếu bạn làm trên trang dịch vụ công (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index) là hoàn toàn miễn phí.

Nếu cần hỗ trợ các thủ tục liên quan đến việc tham gia BHXH lần đầu: từ hồ sơ, thủ tục, tư vấn phương án… Bạn có thể liên hệ số điện thoại zalo: 0977083223 – Đoàn Lan (hỗ trợ tư vấn và làm dịch vụ).

Lưu ý: Khi đơn vị bạn cấp mã đơn vị của NLĐ nước ngoài qua nhà cung cấp PM BHXH thì họ sẽ hỗ trợ từ a-z mà bạn sẽ không phải làm các bước sau trong bài viết này:

Thủ tục đăng ký giao dịch điện tử trên phần mềm Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Bước 01: Trước khi đăng ký, bạn cần cài phần mềm ký số của phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam

– Truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam.

– Click chuột vào mục “Tài liệu, ứng dụng”, sau đó hệ thống sẽ mở tra phần tải ứng dụng;

– Click vào mục “Tải ứng dụng”, sau đó chọn “Tải ứng dụng nền cho chữ ký”

– Sau khi tải ứng dụng về, nhấn đút chuột để thực hiện cài đặt.

Bước 02: Từ trang chủ của Bảo hiểm xã hội điện tử (Đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/dang-ky), chọn mục “Đăng ký” phía trên bên tay phải để đăng ký tài khoản giao dịch điện tử. Hệ thống sẽ hiển thị ra giao diện đăng ký.

Bước 03: Chọn đối tượng đăng ký là : Cơ quan/tổ chức. Sau đó nhấn nút “Tiếp”

Bước 04: Thực hiện kê khai các thông tin hiển thị (Các thông tin này mô phỏng lại tờ khai TK03-TS), cụ thể:

– Cơ quan BHXH: Chọn cơ quan BHXH theo Quận, huyện như đăng ký kinh doanh

– Tên Cơ quan/Tổ chức: Ghi đầy đủ tên đơn vị của bạn theo Đăng ký kinh doanh

– Mã số thuế: Ghi mã số thuế đơn vị bạn

– Mã số BHXH: Ghi mã đơn vị của người nước ngoài mà đơn vị bạn mới được cấp

– Địa chỉ liên hệ: Ghi địa chỉ liên hệ mà Công ty bạn muốn

– Người liên hệ: Ghi đầy đủ họ tên người liên hệ

– Địa chỉ thử điện tử: Ghi email

– Điện thoại di động: Ghi số điện thoại

– Lựa chọn kiểu chứng thực: Chọn sử dụng chứng thư số

– Tích chọn xác thực đăng ký

Bước 05: Sau khi kê khai xong, nhấn nút “Đăng ký” để đăng ký giao dịch điện tử. Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị phần ký điện tử và gửi hồ sơ lên bảo hiểm xã hội.

Bước 06: Sau khi gửi hồ sơ lên Bảo hiểm, hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ gửi 01 email xác nhận có mã kích hoạt.

Bước 07: Mở email chứa mã kích hoạt và xác nhận để hoàn thành thủ tục

Bước 08: hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ xác nhận đăng ký thành công và gửi email có chứa tài khoản đăng nhập để sử dụng phần mềm

Bước 09: Quay lại bước 02 để đăng nhập tài khoản và kê khai như tài khoản bảo hiểm của người Việt Nam

Hướng dẫn báo tăng người lao động nước ngoài trên PM BHXH

Bước 01: Ban truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

Bước 02: Bạn thực hiện đăng nhập tài khoản trên phần mềm Bảo hiểm xã hội

– Tên đăng nhập: Mã số thuế đơn vị bạn

– Mật khẩu: là mật khẩu do BHXH VN gửi cho bạn vào email

– Mã captra: nhập mã captra

Bước 03: Sau khi đăng nhập xong, nhận chọn mục “Kê khai hồ sơ” và chọn “Danh sách thủ tục”

Bước 04: Tìm chọn hồ sơ 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Bước 05: Chọn tháng kê khai và kỳ kê khai.

Bước 06: Nhấn chọn lao động để thêm người lao động mà bạn muốn báo tăng vào hồ sơ (Mẫu D02-LT), Đồng thời tại mục phân loại chọn “Tăng lao động”

Bước 07: Trong Mẫu D02-LT điền các thông tin:

Phương án (cột B): Chọn phương án Tăng mới (TM) hoặc phương án tăng mới hợp đòng (TH)

Vị trí làm việc (Cột 9, 10, 11, 12),

Đã có sổ: nếu NLĐ đã có sổ BHXH thì tích vào ô đã có sổ (Cột 13)

Mã vùng lương tối thiểu (cột 18): Chọn vùng lương tương ứng

Hệ số lương/mức lương (cột 19): Điền mức lương đóng BHXH của NLĐ

Phụ cấp (từ cột số 20 – 24): Nếu người lao động có phụ cấp thì điền tương ứng vào các cốt

Loại và hiệu lực của Hợp đồng (từ cột số 27 -31): NLĐ ký loại Hợp đồng nào thì điền tương ứng vào cột đó

Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng và Thời điểm đơn vị kết thúc đóng (cột 32 và cột 33): Điền tháng mà đơn vị bạn muốn báo tăng

Ghi chú (cột 36): Điền thông tin số hiệu Hợp đồng lao động

Bước 8: Bạn kéo chuột xuống cuối mẫu D02-LT, điền số thẻ BHYT và sổ BHXH đề nghị cấp

Bước 9: Trường hợp báo tăng lao động muộn thì cần kê Bảng kê thông tin mẫu D01-TS, up hồ sơ đính kèm tại mục “Hồ sơ đính kèm”

Bước 10: Sau khi kê khai xong, nhấn lưu hồ sơ.

Bước 11: Nhấn “kê khai” để nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Nếu trong quá trình giải quyết có vấn đề gì vướng mắc về Khai báo bảo hiểm điện tử; vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.

Xem thêm: