Chốt và trả sổ BHXH chậm cho NLĐ có bị xử phạt không?
Thủ tục chốt sổ công ty tôi cần chuẩn bị những gì ạ? Thời hạn chốt và trả sổ cho NLĐ muộn nhất là bao lâu ạ? Công ty tôi do nợ tiền BHXH chưa chốt được sổ cho NLĐ mà chốt muộn quá 3 tháng rồi thì có bị xử phạt gì không?
Tổng đài tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Thứ nhất, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Muốn thực hiện thủ tục chốt sổ cho NLĐ nghỉ việc, công ty bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động:
Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH và Phiếu giao nhận hồ sơ 600a quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Theo đó, bên công ty bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
+) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);
+) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).
Theo đó, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ nêu trên để thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH.
Bước 2: Làm thủ tục chốt sổ
Căn cứ theo Nghị định 595/QĐ-BHXH và Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/SO thì hồ sơ chốt sổ BHXH công ty bạn cần chuẩn bị bao gồm những giấy tờ sau:
+) Sổ BHXH (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ sổ BHXH (sổ mẫu mới);
+) Các tờ rời sổ BHXH;
Như vậy, nếu công ty bạn không có phần mềm BHXH và không thực hiện kê khai qua phần mềm thì công ty bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy những giấy tờ theo quy định nêu trên nộp tới cơ quan BHXH.
Về địa điểm nộp hồ sơ căn cứ theo Quyết định 505 QĐ-BHXH thì
“6. Sửa đổi, bổ sung Tiết a Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 3 như sau:
“a) Cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, xác nhận sổ BHXH và ghi thời gian đóng BHTN chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp, ghi thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người tham gia tại đơn vị do BHXH huyện trực tiếp thu; người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN ở huyện, tỉnh khác.”
Như vậy, công ty bạn nộp hồ sơ xác nhận sổ BHXH cho lao động tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi công ty bạn đặt trụ sở.
Thứ hai, thời hạn công ty chốt và trả sổ cho người lao động là bao lâu?
Căn cứ theo Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ Luật lao động năm 2012 như sau:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày công ty bạn chấm dứt HĐLĐ với NLĐ thì công ty bạn có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho NLĐ. Trong trường hợp đặc biệt công ty bạn có thể kéo dài thời gian xác nhận và trả sổ BHXH cho NLĐ, tuy nhiên thời gian không vượt quá 30 ngày.
Thứ ba, chốt và trả sổ BHXH chậm cho NLĐ có bị xử phạt không?
Căn cứ theo điểm d Khoản 4 Điều 40 Nghị định 28/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 40. Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội.”
Như vậy, trong trường hợp công ty bạn chốt và trả sổ cho NLĐ muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, công ty bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi NLĐ (tối đa không quá 75.000.000 đồng).
Nếu trong quá trình giải quyết còn vấn đề gì thắc mắc, bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.
-> Mượn hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội bị xử phạt như thế nào?
