Có bắt buộc phải chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc không?
Doanh nghiệp tôi trong tháng 10 sẽ có 2 nhân viên nghỉ việc, sau khi làm hồ sơ báo giảm thì cần làm hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động đúng không ạ? Có bắt buộc phải chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc không? Vậy thủ tục chốt sổ như thế nào và phải chờ 45 ngày đúng không?
Tổng đài tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Thứ nhất, có bắt buộc phải chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc không?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động 2012 về vấn đề xác nhận và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Bên cạnh đó, căn cứ tại Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 có quy định:
“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Việc xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của công ty khi người lao động nghỉ việc. Pháp luật chỉ cho phép người lao động được tự đi chốt sổ bảo hiểm trong trường hợp công ty phá sản.
Thứ hai, thủ tục chốt sổ BHXH khi lao động nghỉ việc
Căn cứ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/SO áp dụng tại Thành phố Hồ Chí Minh thì hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội công ty bạn cần chuẩn bị bao gồm những giấy tờ sau:
+) Sổ BHXH (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ sổ BHXH (sổ mẫu mới);
+) Các tờ rời sổ BHXH;
+) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (mẫu TK1-TS, 01 bản/người)
Như vậy, nếu công ty bạn không có phần mềm BHXH và không thực hiện kê khai qua phần mềm thì công ty bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy những giấy tờ theo quy định nêu trên và nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi công ty bạn đang tham gia đóng BHXH cho người lao động.
Thứ ba, thời gian cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho công ty
Căn cứ quy định tại Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
“Điều 29. Cấp sổ BHXH
1. Cấp mới: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
3. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
4. Xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.”
Như vậy, thời gian để cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ BHXH cho công ty bạn là không quá 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ công ty bạn phải nộp theo quy định pháp luật. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Nếu còn vấn đề gì thắc mắc vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.
Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội là bao lâu?
Làm như thế nào khi công ty cũ không chịu trả sổ BHXH?
