Thủ tục báo giảm và chốt sổ khi có nhân viên nghỉ việc?

Mục lục

Nội dung câu hỏi:

Năm ngoái, công ty em có ký hợp đồng lao động với một nhân viên với thời hạn 1 năm. Đến giữa tháng 6/2024, hợp đồng hết hạn và không tiếp tục làm việc nữa. Do đó, hai bên chính thức chấm dứt quan hệ lao động. Vậy bây giờ, em làm bên nhân sự của công ty, em phải làm những thủ tục gì, thủ tục báo giảm như thế nào.

Tư vấn bảo hiểm xã hội:

Với trường hợp của bạn Tổng đài tư vấn xin trả lời cho bạn như sau:

Trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận sổ BHXH cho NLĐ nghỉ việc;

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 48 Bộ Luật lao động năm 2019:

“Điều 49. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Như vậy, trong trường hợp người nhân viên công ty bạn kết thúc hợp đồng lao động thì công ty bạn cần thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm để trả sổ cho người lao động.

Hướng dẫn thủ tục báo giảm NLĐ nghỉ việc trên PM BHXH

Bước 01: Ban truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

Bước 02: Bạn thực hiện đăng nhập tài khoản trên phần mềm Bảo hiểm xã hội

– Tên đăng nhập: Mã số thuế đơn vị bạn

– Mật khẩu: là mật khẩu do BHXH VN gửi cho bạn vào email

– Mã captra: nhập mã captra

Bước 03: Sau khi đăng nhập xong, nhận chọn mục “Kê khai hồ sơ” và chọn “Danh sách thủ tục”

Bước 04: Tìm chọn hồ sơ 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Bước 05: Chọn tháng kê khai và kỳ kê khai.

Bước 06: Nhấn chọn lao động để thêm người lao động mà bạn muốn báo tăng vào hồ sơ (Mẫu D02-LT), Đồng thời tại mục “phân loại” chọn “Giảm lao động”

Bước 07: Trong Mẫu D02-LT điền các thông tin:

Phương án (cột B): Chọn phương án Giảm hẳn (GH)

Vị trí làm việc (Cột 9, 10, 11, 12),

Mã vùng lương tối thiểu (cột 18): Chọn vùng lương tương ứng

Hệ số lương/mức lương (cột 19): Điền mức lương đóng BHXH của NLĐ

Phụ cấp (từ cột số 20 – 24): Nếu người lao động có phụ cấp thì điền tương ứng vào các cốt

Loại và hiệu lực của Hợp đồng (từ cột số 27 -31): NLĐ ký loại Hợp đồng nào thì điền tương ứng vào cột đó

Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng và Thời điểm đơn vị kết thúc đóng (cột 32 và cột 33): Điền tháng mà đơn vị bạn muốn giảm hẳn: Tháng 8/2022

Ghi chú (cột 36): Điền thông tin số hiệu Quyết định nghỉ việc và ngày người lao động chính thức nghỉ việc

Bước 8: Sau khi kê khai xong, nhấn lưu hồ sơ.

Bước 9: Nhấn “kê khai” để nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

Bạn có thể căn cứ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/THU quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT. Theo đó, bên công ty bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ bìa/người)

– Các tờ rời sổ (nếu có);

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản)

Tư vấn bảo hiểm xã hội trực tuyến 24/7: 1900 6172

Nơi nộp hồ sơ: nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đang đóng trụ sở

Thời gian giải quyết: 07 ngày làm việc từ thời điểm nộp hồ sơ, cơ quan bảo hiểm sẽ hoàn tất thủ tục báo giảm lao động.

Lưu ý:Trên thực tế, Về việc nhận tờ rời BHXH qua bưu điện, theo quy định, đối với sổ BHXH của người lao động đã được cơ quan BHXH rà soát in tờ rời đến năm 2016, khi người lao động thôi việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, căn cứ hồ sơ báo giảm, cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo chuyển cho đơn vị để trả người lao động (người lao động không phải nộp lại sổ cho cơ quan BHXH). Như vậy, đối với sổ BHXH của người lao động đã được cơ quan BHXH rà soát in tờ rời đến năm 2016, khi người lao động thôi việc, đơn vị không cần phải nộp hồ sơ chốt sổ, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm in tờ rời chốt sổ chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau:

Nếu trong quá trình giải quyết có vấn đề gì vướng mắc về Thủ tục báo giảm và chốt sổ khi có nhân viên nghỉ việc? vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.

Xem thêm: