Thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên gồm những gì?

Mục lục

Nội dung câu hỏi:

Chào công ty ạ! Em đang làm trong công ty tư nhân không biết bây giờ công ty em muốn đóng bảo hiểm cho nhân viên thì cần những thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên như thế nào ạ? Và nếu em tự đóng bảo hiểm không biết có được không? Rất mong được công ty tư vấn cho ạ! Vì công ty em chưa đóng cho ai bao giờ nên em cũng không biết cách làm sao cho đúng.

VIDEO: TỶ LỆ ĐÓNG BHXH CỦA NLĐ VÀ NSDLĐ

Tư vấn bảo hiểm xã hội:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Tổng đài tư vấn. Với câu hỏi thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên, chúng tôi xin trả lời bạn như sau:

Trình tự – thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên như thế nào?

Căn cứ tại Luật BHXH năm 2014 và Quyết định 595/QĐ-BHXH hướng dẫn về việc đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì khi Doanh nghiệp muốn tham gia BHXH cho NLĐ thì làm theo các bước như sau:

Bước 01: Xin cấp mã đơn vị tham gia BHXH tại cơ quan BHXH;

Bước 02: Thưc hiện kê khai thông tin NLĐ trên PM BHXH và báo tăng lao động

Bước 03: Đóng tiền bảo hiểm xã hội cho nhân viên sau khi được cơ quan BHXH duyệt báo tăng;

Lưu ý: Hiện nay, cơ quan BHXH bắt buộc tất cả các đơn vị tham gia BHXH phải kê khai trên hệ thống điện tử mà không cho sử dụng hồ sơ giấy như trước đây. Các bước thực hiện sẽ được hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Hướng dẫn cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu;

Do bạn không nói rõ bạn ở tình/thành phố nào nên chúng tôi sẽ chia thành 02 trường hợp để hướng dẫn xin cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp lần đầu thanh gia Bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

Trường hợp 01: Doanh nghiệp bạn ở thành phố Hà Nội;

Nếu Doanh nghiệp bạn có đăng ký kinh doanh tại thành phố Hà Nội thì bạn có thể xin cấp mã đơn vị Online mà không phải đến trực tiếp tại cơ quan BHXH để nộp hồ sơ giấy. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

Bước 01: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm BHXH để mua Phần mềm BHXH hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm BHXH miễn phí trên dịch vụ Công.

Nếu bạn muốn dùng phần mềm BHXH thì liên hệ số điện thoại: 0977083223 – Mrs Đoàn Lan (cung cấp và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến Phần mềm BHXH).

Bước 02: Nhà cung cấp phần mềm BHXH sẽ cấp cho Doanh nghiệp tài khoản đăng nhập để sử dụng phần mềm hoặc nếu dùng Phần mềm BHXH miễn phí trên dịch vụ công thì thực hiện tao tác cấp tài khoản.

Bước 03: Đăng ký xin cấp mã đơn vụ trên phần mềm Bảo hiểm xã hội (nếu Doanh nghiệp mua phần mềm BHXH tại các nhà cung cấp thì sẽ được các nhà cung cấp hỗ trợ cấp mã, nếu tự làm trên trang BHXH dịch vụ công thì phải tự thực hiện)

Bước 04: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Bước 05: Sau khi Doanh nghiệp được cấp mã đơn vị thì thực hiện kê khai việc tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn kê khai lao động trên Phần mềm BHXH điện tử

Trường hợp 02: Doanh nghiệp bạn ở tỉnh/thành phố khác không phải là Hà Nội;

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải làm bộ hồ sơ giấy xin cấp mã đơn vị lần đầu tại cơ quan BHXH. Hồ sơ đầy đủ cần có là: Mẫu tờ khai TK03, D02-LT, D01-TS, Tk01-TS, Đăng ký kinh doanh bản sao chứng thực. Tuy nhiên, Doanh nghiệp bạn có thể liên hệ với cán bộ BHXH để xin làm tờ khai TK03-TS để cấp mã lần đầu sau đó về làm hồ sơ kê khai điện tử trên phần mềm BHXH. Các bước thực hiên như sau:

Bước 01: Doanh nghiệp bạn chuẩn bị bộ hồ sơ gồm có:

– Tờ khai tham gia BHXH, BHYT lần đầu của Doanh nghiệp mẫu TK03-TS; Bạn có thể xem hướng dẫn điền mãu tại đây: Cách điền mẫu TK3-TS theo Quyết định 505/QĐ-BHXH

– Đăng ký kinh doanh bản sao chứng thực;

Bước 02: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện/quận nơi công ty bạn đặt trụ sở;

Bước 03: Cơ quan Bảo hiểm xã hội trả kết quả là mã đơn vị;

Bước 04: Đơn vị mua phần mềm BHXH hoặc sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội miễn phí trên dịch vụ công để thực hiện khai báo lao động;

Thưc hiện kê khai thông tin NLĐ trên PM BHXH và báo tăng lao động

(1) Hướng dẫn kê khai thông tin NLĐ trên PM BHXH;

Bước 01: Ban truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

Bước 02: Bạn thực hiện đăng nhập tài khoản trên phần mềm Bảo hiểm xã hội

– Tên đăng nhập: Mã số thuế đơn vị bạn

– Mật khẩu: là mật khẩu do BHXH VN gửi cho bạn vào email

– Mã captra: nhập mã captra

Bước 03: Sau khi đăng nhập xong, nhận chọn mục “Kê khai hồ sơ”

Bước 04: Trong mục “Kê khai hồ sơ” hãy chọn mục “Quản lý lao động” hoặc “Quản lý phòng ban”

Lưu ý: nếu Công ty bạn có phân chia thành từng phòng, ban khác nhau thì trước khi vào mục “Quản lý lao động” để thêm thông tin người lao động hãy vào mục “Quản lý phòng ban” để thêm danh sách phòng ban trước.

Bước 05: Tại mục “Quản lý lao động” chọn hình dấu cộng “+” để thêm thông tin người lao động vào phần mềm.

Bước 06: Nhập các tab thông tin mô phỏng mẫu TK01-TS, cụ thể:

1. Thông tin Người lao động:

– Mã số BHXH: Kê khai mã số BHXH của người lao động; (Nếu người lao động chưa có mã BHXH thì bạn tra cứu theo bài hướng dẫn sau: Báo tăng lao động khi chưa có mã BHXH)

– Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động đang kê khai;

– Mã nhân viên: Đây là mã do đơn vị tự tạo và tự quản lý, do đó, Doanh nghiệp có thể kê khai hoặc bỏ qua;

– Trạng thái: Đây là trạng thái người lao động như đang kê khai; đang nghỉ KL, đang ốm đau hoặc đang thai sản….. Doanh nghiệp có thể chọn tương ứng để quản lý.

– Ngày sinh: Ghi chi tiết ngày tháng năm sinh của người lao động, chọn định dạng phù hợp ngày/tháng/năm hoặc tháng/năm hoặc chỉ có năm sinh.

– Giới tính: Chọn nam hoặc nữ;

– Email và số điện thoại: Phần email không có thì bỏ qua nhưng số điện thoại là bắt buộc kê khai nhằm phục vụ cho việc tra cứu thông tin BHXH sau này. Do đó, cần kê khai chính xác số điện thoại và email của người lao động đó mà không được để theo số điện thoại hay email của công ty;

– Phần Quốc tịch, dân tộc: Ghi đầy đủ theo thông tin chứng minh thư/căn cước công dân

– Phòng ban/chức vụ/địa chỉ làm việc: ghi đầy đủ các thông tin. Lưu ý phần chức vụ phải ghi rõ là nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán… Nếu chỉ ghi “nhân viên” thì bên BHXH nhiều nơi sẽ từ chối vì chức vụ không rõ ràng.

– Mã thẻ BHYT: Nếu có thì ghi

– Số CMND/CCCD/HC, ngày cấp, nơi cấp: Điền đầy đủ theo số căn cước công dân, nếu NLĐ không có căn cước công dân thì yêu cầu về Công an địa phương xin mã định danh để thực hiện kê khai.

– Vùng sinh sống: Mục này có thể bỏ qua;

– Nơi cấp Giấy khai sinh (nguyên quá): Ghị nơi khai sinh theo thông tin căn cước công dân hoặc sổ hộ khẩu;

– Địa chỉ nhận hồ sơ: là địa chỉ mà cơ quan BHXH sẽ gửi hồ sơ hoặc liên hệ với người lao động do đó, có thể ghi theo địa chỉ bất kỳ đâu mà người lao động mong muốn. Tuy nhiên, nên ghi theo địa chỉ thường trú.

– Nơi sinh sống: ghi theo địa chỉ trên sổ hộ khẩu;

– Nơi làm việc: Ghi nơi làm việc theo địa chỉ hoặc theo tên Công ty;

– Mã vùng sinh sống: Chọn mã vùng K1, K2 hoặc K3

– Mã hộ gia đình: Nếu có thì kê khai không thì có thể bỏ qua

– Thông tin tài khoản ngân hàng: Nếu có thì kê khai, không có thì có thể bỏ qua;

2. Thông tin tham gia BHXH, BHYT:

– Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Ngày hiệu lực, Ngày ký: Ghi các thông tin theo Hợp đồng lao động đã ký với người lao động;

– Tiền lương/Hệ số lương: Ghi mức tiền lương theo Hợp đồng lao động của người lao động

– Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp thâm niên, phụ cấp thâm niên nghề: những khoản phụ cấp này chỉ áp dụng với đối tượng làm hưởng lương hệ số nhà nước. Nếu Doanh nghiệp kê theo mức lương sẽ không điền những ô này.

– Các khoản phụ cấp bổ sung khác: Nếu có thì ghi, không có thì bỏ trống

– Nơi khám chữa bệnh ban đầu: lựa chọn bệnh viện nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người lao động;

3. Thành viên hộ gia đình:

Nếu người lao động đã có mã BHXH thì không phải kê khai, nếu người lao động chưa có mã BHXH hoặc có mã BHXH rồi nhưng chưa đồng bộ thì bắt buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình.

– Thông tin chung: điền thông tin mã hộ gia đình (nếu tra được mã), họ tên chủ hộ theo sổ hộ khẩu, số điện thoại của chủ hộ, loại giấy tờ: chọn loại giấy tờ làm căn cứ kê khai như sổ hộ khẩu, sổ tạm trú…; ghi số giấy tờ vào cột số giấy tờ.

– Địa chỉ hộ khẩu: ghi địa chỉ hộ khẩu theo như thông tin trên sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú ghi đầy đủ từ thôn, xóm,xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố;

– Phần bảng để kê khai các thành viên trong hộ gia đình: Lưu ý trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú có những thành viên nào thì phải kê khai đầy đủ

Bước 7: Sau khi kê xong các thông tin nêu trên, bạn nhấn “Thêm mới” để hoàn thành kê khai lao động.

Bước 8: Tiếp tục quay lại từ Bước 03 để thêm các lao động khác.

Tư vấn Bảo hiểm xã hội trực tuyến 1900 6172

(2) Hướng dẫn báo tăng lao động trên PM BHXH;

Bước 01: Ban truy cập vào trang Bảo hiểm xã hội điện tử Việt Nam theo đường link dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

Bước 02: Bạn thực hiện đăng nhập tài khoản trên phần mềm Bảo hiểm xã hội

– Tên đăng nhập: Mã số thuế đơn vị bạn

– Mật khẩu: là mật khẩu do BHXH VN gửi cho bạn vào email

– Mã captra: nhập mã captra

Bước 03: Sau khi đăng nhập xong, nhận chọn mục “Kê khai hồ sơ” và chọn “Danh sách thủ tục”

Bước 04: Tìm chọn hồ sơ 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Bước 05: Chọn tháng kê khai và kỳ kê khai.

Bước 06: Nhấn chọn lao động để thêm người lao động mà bạn muốn báo tăng vào hồ sơ (Mẫu D02-LT), Đồng thời tại mục phân loại chọn “Tăng lao động”

Bước 07: Trong Mẫu D02-LT điền các thông tin:

Phương án (cột B): Chọn phương án Tăng mới (TM) hoặc phương án tăng mới hợp đòng (TH)

Vị trí làm việc (Cột 9, 10, 11, 12),

Đã có sổ: nếu NLĐ đã có sổ BHXH thì tích vào ô đã có sổ (Cột 13)

Mã vùng lương tối thiểu (cột 18): Chọn vùng lương tương ứng

Hệ số lương/mức lương (cột 19): Điền mức lương đóng BHXH của NLĐ

Phụ cấp (từ cột số 20 – 24): Nếu người lao động có phụ cấp thì điền tương ứng vào các cốt

Loại và hiệu lực của Hợp đồng (từ cột số 27 -31): NLĐ ký loại Hợp đồng nào thì điền tương ứng vào cột đó

Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng và Thời điểm đơn vị kết thúc đóng (cột 32 và cột 33): Điền tháng mà đơn vị bạn muốn báo tăng

Ghi chú (cột 36): Điền thông tin số hiệu Hợp đồng lao động

Bước 8: Bạn kéo chuột xuống cuối mẫu D02-LT, điền số thẻ BHYT và sổ BHXH đề nghị cấp

Bước 9: Trường hợp báo tăng lao động muộn thì cần kê Bảng kê thông tin mẫu D01-TS, up hồ sơ đính kèm tại mục “Hồ sơ đính kèm”

Bước 10: Sau khi kê khai xong, nhấn lưu hồ sơ.

Bước 11: Nhấn “kê khai” để nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đóng tiền bảo hiểm xã hội cho nhân viên sau khi được cơ quan BHXH duyệt báo tăng;

Sau khi hoàn thiện hồ sơ báo tăng lao động trên hệ thống phần mềm BHXH, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ điện tử trong 5 – 7 ngày làm việc. Sau khi hồ sơ báo tăng lao động được duyệt, cơ quan BHXH sẽ thông báo việc đóng tiền BHXH cho NLĐ.

Đơn vị bạn tự tính toán số tiền phải đóng. Thực hiện chuyển tiền/làm giấy ủy nhiệm chi đóng theo số tài khoản mà bên BHXH gửi. Khi hoàn thành việc đóng tiền thì quá trình báo tăng lao động cũng hoàn thành.

Người lao động có thể tự đóng BHXH được không?

Theo thông tin bạn cung cấp thì hiện tại bạn đang là người lao động trong công ty tư nhân. Vì vậy, bạn thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp (theo Điều 2 Luật việc làm số 38/2013/QH13); bảo hiểm xã hội bắt buộc (theo Khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014); bảo hiểm y tế (theo điểm a Khoản 1 Điều 12 Luật bảo hiểm y tế sửa đổi, bổ sung năm 2014).

Do đó, trường hợp bạn thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại công ty. Bạn không thể tự đóng bảo hiểm mà trách nhiệm đóng bảo hiểm do bạn và công ty cùng đóng. Bạn có thể tham khảo về mức đóng bảo hiểm tại bài viết: Mức đóng bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2023

Trên đây là giải đáp cho câu hỏi của bạn về việc đóng bảo hiểm như thế nào. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết:

Mọi vấn đề còn vướng mắc xin vui lòng gọi điện thoại tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến – 1900 6172 để được trực tiếp tư vấn, giải đáp trực tiếp.

Xem thêm: