Tư vấn An Nam giúp em về trình tự xây dựng và đăng ký thang bảng lương, báo cáo tình hình sử dụng lao động với cơ quan nhà nước. Công ty em thành lập được một thời gian rồi, nhưng do thay đổi nhân sự nhiều lần nên chưa đăng ký thang bảng lương và làm báo cáo tình hình sử dụng lao động được. Cho em hỏi: nếu bây giờ đăng ký thì có bị phạt không? Và trình tự cũng như thủ tục, giấy tờ liên quan là như thế nào?

Tư vấn hợp đồng lao động:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Tổng đài tư vấn. Đối với trường hợp của bạn; chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Thứ nhất, về việc xây dựng thang bảng lương

Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang bảng lương theo quy định tại Khoản 1 Điều 93 Bộ Luật lao động 2012 như sau:

“Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

Theo đó, công ty bạn sẽ phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động. Như vậy, tức là trước khi tuyển dụng lao động thì phía công ty đã phải xây dựng thang lương, bảng lương. Tuy nhiên, không có quy định cụ thể nào về thời điểm mà doanh nghiệp phải gửi thang bảng lương đến phòng lao động thương binh xã hội nơi công ty đặt tụ sở. Nếu công ty không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc không không nộp thang lương, bảng lương thì công ty bạn mới bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

“Điều 17. Vi phạm quy định về tiền lương

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;

b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;”

Theo đó, nếu bây giờ công ty bạn nộp thang bảng lương thì sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính. Để nộp thang lương, bảng lương cho phòng lao động thương binh xã hội, công ty bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

+ Bản photo giấy phép kinh doanh;

+ Hệ thống thang bảng lương;

+ Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương;

+ Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương;

+ Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương;

+ Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh;

+ Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp.

Thứ hai, về việc báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

“Điều 4. Báo cáo sử dụng lao động

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này”.”

Tại thời điểm Công ty mới thành lập thì phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Bên cạnh đó, định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nếu vi phạm sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900 6172

Hồ sơ để báo cáo tình hình sử dụng lao động gồm có:

+ Công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động.

+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.

+ Khai trình việc sử dụng lao động của đơn vị khi bắt đầu hoạt động.

+ Hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động.

Như vậy, khi công ty bạn chưa xây dựng thang lương, bảng lương và báo cáo sử dụng lao động thì sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Mẫu công văn đăng ký thay đổi thang bảng lương mới nhất

Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề thang bảng lương, xin vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được trực tiếp tư vấn, giải đáp.

Xem thêm: