Doanh nghiệp có được lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử?

Doanh nghiệp có được lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử?

Doanh nghiệp có được lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử? Xin chào tổng đài, công ty em hoạt động được 1 tháng rồi, em có nghe nói về việc lập sổ quản lý lao động nhưng không biết phải lập như thế nào? Phải lập và quản lý hồ sơ bằng giấy hay bằng bằng file điện tử và phải có nội dung gì? Trường hợp hàng tháng có sự thay đổi thì có phải cập nhật thường xuyên vào hay không? Nếu không cập nhật khi có thay đổi có bị xử phạt hay không? Xin cảm ơn rất nhiều.

---

• Cách lập sổ quản lý lao động theo quy định hiện hành
• Công ty có phải đăng ký sổ quản lý lao động hay không?

---

Luật sư tư vấn Luật Lao động qua tổng đài 1900 6172

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Tổng đài tư vấn. Nội dung câu hỏi của bạn về cách lập sổ quản lý lao động đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Thứ nhất, Doanh nghiệp có được lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử?

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về Sổ quản lý lao động như sau:

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, theo quy định trên thì khi doanh nghiệp bạn sẽ phải cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

Thứ hai, xử phạt không cập nhật thông tin vào sổ quản lý lao động

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 6 và Khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

“Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần

1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

“Điều 8. Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.”

Theo đó, trong trường hợp NSDLĐ là cá nhân không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, còn nếu là tổ chức sẽ bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng

Nếu còn vướng mắc về cách lập sổ quản lý lao động; bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn Luật Lao động trực tuyến 24/7: 1900.6172 để được tư vấn trực tiếp.

->Thời hạn lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp mới thành lập